Assistant(e) opérationnel(le) supply chain - Profil débutant - CDI Type de contrat CDI à temps complet - 35h/semaine Niveau de formation visé Bac+2 (BTS CI, GTLA ou équivalent) Lieu de travail Paris 16e arrondissement - poste en présentiel Date de prise de poste Dès que possible Langue Anglais professionnel à l'écrit indispensable L'ENTREPRISE Hicarex est une entreprise spécialisée dans la fabrication (localisée en Asie) de pièces et sous-ensembles sur plan. Nous maitrisons l'ensemble de la supply chain afin de répondre au plus près aux besoins des sites de production de nos clients, nous proposons également un service de stock rapproché en France afin de garantir un approvisionnement plus flexible et éviter toute rupture de chaîne d'assemblage. Plus d'informations sur https://www.hicarex.com/ CONTEXTE DU POSTE Le/la titulaire du poste secondera la responsable supply chain en intervenant en support direct sur le suivi opérationnel de quatre processus : le suivi des productions, les formalités liées au suivi des importations, le suivi du stockage et des livraisons, ainsi que la facturation. Le poste s'inscrit dans un fonctionnement en équipe resserrée (deux personnes pour la supply chain, 6 personnes au total dans la société une fois le poste pourvu). MISSIONS PRINCIPALES Le poste est pensé pour un profil débutant : les missions confiées dès l'arrivée sont volontairement ciblées sur un socle aisé à prendre en main, avec un accompagnement de la responsable. Le périmètre s'élargira ensuite au fur et à mesure de la formation aux outils et processus internes et de la montée en autonomie. SUIVI PRODUCTION Missions de base - Saisir et suivre les commandes dans l'ERP - Vérifier que les fournisseurs répondent le délai imparti / relancer le cas échéant - Assurer l'interface avec les clients pour les échanges simples (accusés de réception, confirmations de commande) Missions à acquérir progressivement - Traiter les exceptions (prix, dossier technique, délai etc.) - Assurer le suivi hebdomadaire des productions et délais - Assurer l'interface avec les clients en cas d'anomalie FORMALITÉS SUIVI IMPORT Missions de base - Préparer le départ des expéditions - Suivre le statut des expéditions et actualiser les informations (En attente de départ, en mer, en cours de dédouanement, etc.) - Envoyer les instructions de dédouanement préalablement préparées par la responsable Missions à acquérir progressivement - Informer les clients de l'avancement des expéditions (information de départ, retard éventuel etc.) - Préparer le dédouanement des expéditions et suivre les formalités douanières de bout en bout - Préparer la prise en charge des expéditions après dédouanement et leur acheminement vers les clients ou nos plateformes de stockage - Assurer le suivi et la gestion des anomalies (incident de réservation, de transport, anomalie documentaire etc.) - Assurer le traitement préparatoire à l'autoliquidation de TVA (enregistrement des IMA, vérification des valeurs, etc.) - Assurer le traitement préparatoire à la déclaration DEB SUIVI STOCKAGE ET LIVRAISONS Missions de base - Programmer les préparations ponctuelles à la demande de la responsable afin de livrer les clients dans les délais demandés - Informer les clients des livraisons à venir - Procéder au suivi des livraisons (respect du site livré, de la date demandée, etc.) Missions à acquérir progressivement - Préparer les dépotages de conteneurs/entrées en stock et instructions correspondantes - Vérifier les entrées, suivre les anomalies et corrections - Vérifier que les niveaux de stock permettent d'assurer les livraisons demandées - Traiter les litiges/réclamations RÈGLEMENT FACTURATION Missions de base - Vérifier la conformité des livraisons avant facturation - Facturer les clients chaque semaine