Le/la réceptionnaire client est l'interlocuteur privilégié des clients lors de l'entrée et de la sortie des véhicules de l'atelier. Il/elle assure l'accueil du client, l'identification des besoins, l'ouverture et le suivi des ordres de réparation, ainsi que la coordination entre le client, l'atelier et les différents intervenants. Dans un environnement poids lourds, il/elle veille particulièrement à la bonne compréhension des problématiques techniques signalées par le client et au respect des délais d'immobilisation des véhicules. Principales responsabilités : 1. Accueil et prise en charge des clients - Accueillir les clients professionnels avec courtoisie et professionnalisme. - Identifier rapidement leur demande et leurs priorités. - Recueillir les informations concernant le véhicule et les symptômes constatés. - Réaliser un premier tour du véhicule avec le client. - Vérifier les informations administratives et techniques du véhicule. - Informer le client sur les modalités de prise en charge et les délais prévisionnels. - Ouvrir un dossier (devis ou OR) avec les informations recueillies 2. Réception des véhicules - Réaliser la réception physique des poids lourds, tracteurs, remorques et autres véhicules industriels. - Compléter l'ordre de réparation à partir des demandes du client. - Décrire précisément les travaux demandés et les anomalies signalées. - Effectuer un contrôle visuel du véhicule à son arrivée. - Relever les éventuels dommages ou équipements présents sur le véhicule. - Vérifier le kilométrage, le niveau de carburant et les informations nécessaires à la prise en charge, mettre en place le kit hygiène dans les véhicules 3. Suivi des travaux - Transmettre les demandes de travaux aux équipes techniques. - Assurer le lien quotidien entre les mécaniciens, le chef d'atelier et le client. - Suivre l'avancement des réparations. - Informer le client (en coordination avec le responsable atelier) de l'évolution des travaux et des éventuels retards. 4. Devis et facturation - Préparer ou établir les devis selon les procédures de l'entreprise. - Demander les accords clients avant réalisation des travaux complémentaires. - Contrôler la cohérence entre les travaux réalisés et les opérations facturées. - Préparer les éléments nécessaires à la facturation. - Expliquer la facture au client si nécessaire. - Assurer le suivi des prises en charge sous garantie, contrats d'entretien ou assurances. 5. Restitution du véhicule - Vérifier que les travaux prévus ont bien été réalisés avant la restitution. - Contrôler la conformité de l'ordre de réparation. - Présenter au client les travaux effectués et les éventuelles recommandations techniques. - Informer le client des prochaines opérations d'entretien ou réparations à prévoir. - Restituer les documents et clés du véhicule. - Recueillir les éventuelles remarques du client et contribuer à sa satisfaction. 6. Gestion et suivi des véhicules de prêt / courtoisie - Organiser la mise à disposition des véhicules de prêt ou de courtoisie pour les clients immobilisant leur véhicule. - Vérifier la disponibilité et l'état des véhicules avant leur mise à disposition. - Réaliser l'état des lieux du véhicule de prêt au départ et au retour. - Contrôler les niveaux, le kilométrage, la propreté et l'état général du véhicule. - Faire signer les documents nécessaires lors de la mise à disposition et de la restitution. Qualités personnelles - Excellent sens de l'accueil et du service client. - Bon relationnel et aisance à l'oral. - Écoute et capacité à reformuler les besoins. - Organisation et rigueur. - Réactivité et capacité à gérer les urgences. - Esprit d'équipe. - Sang-froid face aux situations conflictuelles. - Sens des responsabilités. - Capacité à travailler dans un environnement où les délais sont importants. - Sens commercial et capacité à fidéliser la clientèle.