L'Assistante administrative BTP assure le suivi administratif, de la réponse aux appels d'offres jusqu'à la facturation et au suivi des interventions. MISSIONS : - ADMINISTRATION - Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, prestataires - Tenue de l'agenda de la direction - Traitement des mails et du courrier - Classement, archivage - GESTION DES APPELS D'OFFRES - Chercher et répondre aux appels d'offres (10-15/mois) - Etablissement des fiches techniques - DEVIS ET FACTURATION - Etablissement des devis et facturation sur logiciel EBP - Etablissement situation de travaux - Gestion des RG et compte prorata - Gestion des sous-traitant (contrat-suivi des documents administratifs) - SUIVI ADMINISTRATIF DE CHANTIER ET FACTURATION - Faire valider l'avancement du chantier au client et faire les modifications dans le logiciel - Validation des factures et dépose des dossiers sur des serveurs et quorus - Gestion administrative des comptes rendus de chantier et dépose sur des serveurs. - Gestion des réclamations - Gestion des achats - Validation des bons de commande - COMMANDES FOURNISSEURS - Passer les commandes auprès de nos fournisseurs - Contrôle des chantiers et de conformité du matériel - Déterminer les quantitatifs des lieux de livraison, gestion des accès chantiers et suivi des livraisons - Effectuer le suivi des choix des clients - Contrôle des bons de commandes et bons de livraison cohérents - GESTION DES PMR - Gestion complète des dossiers avec toutes les tâches associées - Gestion des plannings de visite de chantiers PMR - Envoi des devis aux clients et suivi des décisions, relances des clients - Rappel des clients, gestion et pilotage des interventions - Gestion des visites de réception des travaux COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES : - Compétences techniques - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques. - Maîtrise des logiciels EBP et Quorus. - Maitrise de l'environnement administratif du BTP. - Capacité à utiliser des plateformes et serveurs de dépôt de documents. - Connaissance du vocabulaire et des documents liés aux chantiers. - Capacité à gérer et suivre plusieurs dossiers simultanément. - Aisance dans le suivi des documents, des échéances et des relances