Au sein d'une structure d'aide à domicile, vous aurez pour missions : - Accueillir les personnes sollicitant l'agence (téléphone, email, fax, courrier), comprendre leur besoin, les renseigner et/ou les orienter pour l'ensemble de nos services. - Assurer la traçabilité des informations entrantes et sortantes (téléphone, email, fax, courrier) dans le logiciel XIMI. - Assister le responsable de secteur dans les tâches administratives et de planification de nos activités. - Accueil physique, téléphonique et électronique à l'agence. Assurer la traçabilité des contacts et informations entrantes et sortantes dans XIMI. - Comprendre le besoin de l'interlocuteur et le formaliser. - Apporter les informations générales sur tous nos services et tarifs. - Informer les bénéficiaires sur les financements et les prises en charges existantes - Etablir un devis sur les prestations simples. - Orienter vers le professionnel pertinent en interne ou en externe. Assistance du responsable de secteur - Préparer les documents commerciaux et contractuels : flyers, livrets d'accueil, devis et contrats simples, .. - Assurer le suivi des prises en charge reçues à l'agence dans XIMI : réception, traçabilité, envoi au responsable d'agence pour réaliser les devis et contrats correspondants. - Assistance diverse aux responsables de secteur : appels clients, appels salariés, éditions plannings, fiches de mission, remise des modifications de planning aux intervenants et aux bénéficiaires, . - Coordination des missions CPAM et sortir + (traitement de la demande, contractualisation, planification, mise en place) Note : les responsables de secteur sont informés, consultés et décisionnaires en cas de difficulté - Gestion des clés bénéficiaires. - Contrôler et traiter les erreurs de télégestion quotidiennement. - Assurer la complétude des dossiers bénéficiaires. - Réaliser les plannings des salariés sur la base des consignes du responsable de secteur et sous sa responsabilité ; le responsable de secteur est sollicité en cas de décision d'affectation de ressource ou de problème impactant la continuité de service ou la satisfaction bénéficiaire. - Réaliser des contrôles qualité au domicile des bénéficiaires sous la responsabilité des responsables de secteur - Aide à la comptabilisation des données d'activité en fin de mois : heures réalisées, kilomètres parcourus, rassembler les justificatifs associés. - Télé assistance et livraison de repas : Traiter les demandes des prospects et bénéficiaires en s'appuyant sur les équipes opérationnelles (coordination repas, livreurs, installateur). - A titre exceptionnel, accompagnement véhiculé d'un bénéficiaire, présentation d'un intervenant à un bénéficiaire (hors CPAM et sortir +) ou installation d'une télé assistance. 4. Savoir être et savoir faire - Savoir-faire : maîtrise des outils informatiques de base (pc, email, fax) et des logiciels de bureautique Microsoft (Word, Excel), permis de conduire, organiser son travail personnel selon des priorités fixées, gestion des conflits, notions sur la démarche commerciale, connaissances de base des secteurs des services à la personne et du médicosocial. - Savoir être : intérêt pour les problématiques humaines, capacité de médiation, discrétion / tact / respect, dynamisme, écoute, adaptabilité et réactivité, empathie, sens de l'initiative, ponctualité, rigueur. Ce poste est proposé soit en contrat d'apprentissage soit en contrat de professionnalisation pour préparer un BTS ou un Bac +3 Poste à pourvoir immédiatement