Un poste au cœur du fonctionnement quotidien de l'école et du CFA. 1. Missions administratives - Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, candidats, formateurs, entreprises et partenaires. - Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des étudiants et alternants : pièces d'inscription, justificatifs, attestations, conventions et documents contractuels. - Préparer et éditer les documents courants : attestations de scolarité ou d'inscription, courriers, convocations, certificats, tableaux de suivi et comptes rendus. - Suivre les demandes entrantes par e-mail et orienter les sollicitations vers le bon interlocuteur. - Tenir à jour les bases de données, tableaux de bord et dossiers partagés de l'établissement. - Participer au suivi des admissions et à la complétude des dossiers avant entrée en formation. 2. Coordination et suivi pédagogique - Préparer et mettre à jour les plannings de cours, salles, formateurs et groupes en lien avec la direction. - Collecter, contrôler et classer les feuilles d'émargement et preuves de réalisation des séances, en présentiel comme à distance. - Suivre quotidiennement l'assiduité, les retards et les absences; relancer les étudiants et signaler les situations nécessitant une intervention de la direction. - Assurer le lien opérationnel avec les formateurs: convocations, supports, programmes, documents administratifs, factures et pièces obligatoires. - Organiser les évaluations, examens blancs et sessions: convocations, listes de candidats, salles, jurys, documents et archivage des résultats. - Contribuer au suivi des livrets pédagogiques, progressions, évaluations et documents de suivi des compétences 3. Alternance, CFA et relations entreprises - Participer au suivi administratif des contrats d'apprentissage et des conventions de formation, en lien avec la direction et les entreprises. - Suivre les éléments nécessaires aux prises en charge et aux échanges avec les OPCO : pièces manquantes, demandes de régularisation, états de suivi et relances. - Etre un point de contact pour les employeurs sur l'assiduité, les documents de suivi, les livrets d'apprentissage et les questions courantes liées à la formation. - Tracer les ruptures, changements de situation et actions de suivi des alternants afin de maintenir des dossiers fiables et à jour. 4. Qualité, conformité et traçabilité - Contribuer à la préparation des éléments nécessaires aux contrôles et audits: dossiers stagiaires/apprentis, émargements, conventions, preuves pédagogiques et pièces administratives. - Veiller au classement structuré et à la conservation des preuves de formation dans les espaces partagés. - Participer au suivi des procédures internes liées à la qualité, à l'assiduité et à la conformité documentaire. - Respecter strictement la confidentialité des données personnelles, scolaires, contractuelles et financières traitées dans le cadre du poste PROFIL RECHERCHE Formation Bac+2 minimum en gestion, administration, assistanat ou secteur de la formation et expérience de 2 ans sur poste d'assistanat administratif avec missions proches de celles proposées Autonomie, réactivité, discrétion et sens du service Capacité à rester fiable dans les périodes de forte activité : rentrée, examens, contrôles et clôtures administratives Excellente organisation et sens des priorités Très bonne expression écrite et orale Maîtrise de Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs - Aisance avec Teams, OneDrive / SharePoint et outils métiers Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Rigueur documentaire et goût du suivi Bon relationnel avec étudiants, formateurs et entreprises **Formation prévue aux spécificités du poste**