POSTE Au sein du Service Commercial, le Responsable Administration des Ventes prend en charge la gestion et le suivi administratif et commercial des commandes clients, depuis leur réception jusqu'à la livraison et la facturation. Il/elle constitue une interface essentielle entre les clients et les différents services de l'entreprise : Service Client, Production, Logistique et Comptabilité. En fonction de son profil, de ses compétences et de sa capacité à gagner en autonomie, le/la Responsable ADV pourra progressivement élargir son périmètre et prendre davantage de responsabilités sur cette fonction. Cette évolution pourra notamment concerner l'organisation de l'activité ADV, l'amélioration des procédures, le suivi des indicateurs, la coordination de certains dossiers et, selon l'évolution de l'entreprise, l'accompagnement ou la coordination de nouvelles ressources. MISSIONS PRINCIPALES Administration des ventes - Réceptionner et traiter les commandes clients France et Export. - Vérifier les conditions commerciales : tarifs, remises, conditions de règlement et conditions de livraison. - Saisir et valider les commandes dans l'ERP. - Établir et transmettre les accusés de réception de commande et factures proforma. - Suivre les commandes jusqu'à leur expédition et leur facturation. - Informer les clients sur les délais et l'avancement de leurs commandes. - Gérer les modifications, reports ou éventuelles anomalies de commandes. - Veiller à la bonne application des conditions commerciales convenues avec les clients. Relation clients - Être l'interlocuteur privilégié des clients pour le suivi de leurs commandes. - Assurer un suivi des dossiers afin d'anticiper les difficultés et d'informer les clients. - Participer à la qualité de la relation commerciale et à la fidélisation des clients. Coordination interne - Travailler quotidiennement avec le service client. - Assurer l'interface avec la production concernant les disponibilités et délais de fabrication. - Coordonner les expéditions avec le service logistique. - Alerter la Direction commerciale en cas de difficulté, retard ou situation client particulière. Transport et Export - Maîtriser ou acquérir les règles de base liées aux Incoterms, à la TVA et aux formalités export. - Assurer le relais en cas d'absence de la personne en charge des expéditions pour : o Organiser et suivre les expéditions France et Export. o Établir et contrôler les documents nécessaires aux expéditions. o Être en relation avec les transporteurs et transitaires. o Assurer le suivi des livraisons et intervenir en cas d'incident de transport. Suivi commercial et outils - Participer à la mise à jour des informations dans l'ERP et le CRM - Suivre les indicateurs liés à l'activité ADV : carnet de commandes, commandes en attente, délais, facturation, litiges. - Contribuer à l'amélioration des procédures et outils du service ADV La connaissance d'un ERP de gestion commerciale, notamment Sage 100, constitue un véritable atout. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils CRM est attendue. Anglais professionnel indispensable, principalement pour les échanges écrits et téléphoniques avec les clients internationaux. COMPÉTENCES ET QUALITÉS Nous recherchons avant tout une personne : - organisée, rigoureuse et fiable ; - autonome et capable de prendre des initiatives ; - réactive et sachant gérer les priorités ; - dotée d'un excellent relationnel client ; - à l'aise au téléphone comme à l'écrit ; - capable de travailler avec plusieurs services simultanément ; - ayant le sens du service client ; - capable de garder son calme et son efficacité face aux imprévus ; - appréciant la polyvalence et le fonctionnement d'une PME.ANTAGES SALAIRE ET AVANTAGES - Rémunération envisagée - de 30K€ à 34K€ /an selon profils - Tickets restaurant + mutuelle + participation