Poste disponible de suite !!! À propos de nous Notre agence immobilière est spécialisée dans la gestion locative. Elle assure au quotidien le suivi administratif et technique des biens confiés par nos propriétaires. A la recherche d'une opportunité pour valider vos acquis et développer vos compétences ? Au sein d'une agence à l'ambiance conviviale ? Sur un poste polyvalent et challengeant ? L'annonce qui suit va vous intéresser. Dans le cadre d'un renfort temporaire mais qui pourrait très probablement se prolonger, nous recherchons un(e) Secrétaire/Assistant(e) administratif(ve) pour un CDD de 2 mois. Vous intégrerez une équipe à taille humaine et participerez au bon fonctionnement administratif de l'agence ainsi qu'au suivi quotidien des propriétaires, locataires et prestataires. Vos missions Accueil et relation clients - Accueil physique et téléphonique des propriétaires, locataires et visiteurs ; - Réception et traitement des appels, mails et demandes diverses ; - Orientation des demandes vers les collaborateurs concernés ; - Réponse aux demandes courantes des locataires et propriétaires. Secrétariat et gestion administrative - Gestion du courrier entrant et sortant ; - Rédaction et envoi de courriers et courriels ; - Classement, archivage et numérisation des documents ; - Mise à jour des dossiers propriétaires et locataires ; - Saisie et actualisation des informations dans les logiciels de gestion ; - Suivi et classement des documents administratifs ; - Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous. Gestion locative En soutien des gestionnaires et commerciaux, vous participez notamment : - au suivi administratif des dossiers locataires ; - au traitement et au suivi des demandes techniques dont sinistres des locataires et propriétaires ; - au suivi des entrées et sorties de locataires ; - au suivi des attestations d'assurance et autres documents administratifs ; - à la préparation et au suivi de courriers et documents liés à la gestion locative ; - à l'encaissement des loyers - aux relances administratives auprès des locataires, propriétaires et prestataires. Suivi des interventions - Réception des demandes d'intervention ; - Transmission des demandes aux prestataires ; - Organisation des rendez-vous avec les locataires ; - Suivi des interventions et relance des entreprises ; - Classement des devis, factures et comptes rendus. Assistance à l'équipe - Soutien administratif quotidien aux gestionnaires et à la direction ; - Mise à jour des tableaux de suivi ; - Préparation de documents ; - Participation à l'organisation générale de l'agence. Profil recherché - Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et polyvalent(e). - Vous appréciez le contact avec les clients et êtes capable de gérer plusieurs demandes en parallèle tout en assurant un suivi sérieux des dossiers. - Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou immobilier est souhaitée. - Une expérience en gestion locative serait un véritable atout. - La connaissance d'un logiciel de gestion immobilière (ICS) est appréciée.