POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : Le projet Retinax est une initiative médicale porté par des ophtalmologistes hyper spécialisés dans la prise en charge des maladies de l'oeil. Nous oeuvrons au développement d'un réseau pertinent assurant le dépistage, la consultation spécialisée et les interventions chirurgicales. Notre modèle repose notamment sur les piliers suivants : - Développement d'un réseau de prise en charge de la pathologie ophtalmique en Ile de France ; - Mise en place de nombreuses initiatives et projets médicaux visant à améliorer à la fois le parcours patient et le parcours médecin. Dans le cadre de la croissance du groupement nous recherchons un/e : Office Manager H/F Votre rôle : Véritable pivot organisationnel, vous êtes au coeur du fonctionnement du siège et des centres. Vous assurez la coordination administrative, soutenez la direction et facilitez les échanges avec les centres. Vous contribuez activement à l'amélioration continue de nos process. 1. Gestion administrative et organisationnelle - Assurer la gestion administrative courante des centres (courriers, suivi des dossiers, classement, procédures internes) - Être l'interlocuteur privilégié des prestataires externes (ménage, maintenance, fournisseurs, informatique, téléphonie, alarmes etc.) - Suivre les contrats fournisseurs et prestataires - Gestion administrative de l'onboarding (accès, matériel, accueil) en coordination avec les référents des centres - Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures internes - Veiller à la bonne application des process au sein des centres - Rédaction de comptes-rendus et documents administratifs - Appui administratif à la direction - Pilotage et gestion des plannings des médecins et des équipes - Gestion des remplacements des médecins avec notre application REMPLAX 2. Gestion logistique et services généraux - Gérer les commandes de fournitures et consommables (médicaux et non médicaux) - Veiller au bon état et au bon fonctionnement des locaux - Coordonner les interventions techniques et de maintenance - Participer à l'aménagement des centres et à l'optimisation des espaces - Gestion et vérifications des affichages médicaux au sein des centres 3. Coordination et animation des centres - Faciliter la circulation de l'information entre les équipes médicales, administratives et la direction - Soutenir les référents dans l'organisation quotidienne - Participer à la structuration et à l'harmonisation des pratiques entre les différents centres - Organisation et animation des staffs organisationnels au sein des centres (fréquence 1 staff tous les 3 mois par centre) et des points trimestriels avec les référents des centres - Organisation des 2 team building annuels (Noël et été) - Partager au service communication des sujets sur la vie des centres pour la préparation des post sur les réseaux et pour notre Newsletter 4. Contribution à l'amélioration continue - Identifier les dysfonctionnements organisationnels et proposer des axes d'amélioration - Participer aux projets transverses liés au développement des centres - Mise en place d'outils internes - Optimisation des process administratifs Formation - Bac +2 en gestion, administration ou équivalent Expérience - Expérience réussie sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction) - Une expérience dans le secteur médical ou paramédical est un plus Compétences techniques - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs) - Connaissance des bases administratives - Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle Qualités personnelles - Sens de l'organisation et des priorités - Autonomie et proactivité - Excellent relationnel et sens du service - Discrétion et confidentialité - Capacité d'adaptation dans un environnement en croissance Ce que nous offrons : - Une expérience enrichissante au sein d'une start-up en pleine croissance ; - Des projets concrets et impactants ; - Un environnement de travail bienveillant et collaboratif. Le poste est à pourvoir dès que possible. Possibilité de gérer un préavis. Prêt(e) à relever le défi ? Envoyez-nous votre candidature (CV et lettre de motivation). Rejoignez-nous pour participer à des projets innovants ! Diversité & Inclusion Nous sommes convaincus que la diversité est une richesse et qu'elle contribue à la performance collective.