POSTE : Secrétaire de Direction H/F DESCRIPTION : URGENT ID Formation recrute un(e) Secrétaire de Direction (H/F) - Basé(e) à Villeneuve d'Ascq Votre mission : En tant que Secrétaire de Direction, vous apporterez un soutien administratif essentiel au PDG et au siège de ID Formation. Vous serez garant(e) du bon déroulement des activités de secrétariat et de la communication interne, tout en veillant au respect des procédures de confidentialité et de rigueur administrative. Vos principales responsabilités : - Travaux courants de secrétariat et gestion administrative : - Rédiger et saisir divers documents (courriers, rapports, comptes rendus) et mettre à jour les reportings sous Excel. - Préparer des dossiers variés, notamment pour répondre aux appels d'offres. - Assurer un suivi administratif rigoureux pour garantir la conformité et la confidentialité des documents traités. - Interface avec les équipes et gestion de la communication : - Accueillir téléphoniquement les collaborateurs et interlocuteurs externes. - Gérer les agendas et organiser les réunions internes (comités, conseils d'administration, assemblées générales, etc.). - Transmettre les documents nécessaires à une collaboration efficace, en insistant notamment sur les critères de clause sociale et la validation des profils. - Assistance directe au PDG : - Rédiger et gérer la correspondance (courriers, emails) et traiter les aspects juridiques en collaboration avec le service concerné. - Organiser et préparer minutieusement les réunions stratégiques et les dossiers prioritaires, tout en veillant à la confidentialité des informations. - Gérer la boîte mail du siège : tri, transfert et réponse aux messages pour faciliter la communication entre le PDG, les équipes internes et les partenaires externes. - Suivi et appui administratif pour les appels d'offres et la validation des profils : - Contribuer à la préparation des réponses aux appels d'offres en collectant et en suivant les documents requis. - Gérer le processus de validation des profils des consultants auprès de France Travail : réception des demandes par email, enregistrement des informations sur un tableau de suivi, et transmission aux responsables de sites. - Gestion des procédures relatives à la clause sociale : - Envoyer les demandes de validation à France Travail et procéder au dépôt mensuel sur la plateforme ABC Clause des contrats et bulletins de salaire, en veillant au traitement confidentiel des données. - Coordonner avec les cotraitants pour la récupération et l'envoi des documents requis, et mettre à jour un tableau de suivi mensuel des heures concernées. Notre offre : Contrat : CDD 12 mois - 35 H hebdomadaires Rémunération : 36 à 37 K€ brut annuel (fixe + variable) - Fixe : 26 K€ à 27 K€ brut annuel soit 2200 Euros brut mensuel - Variables : Primes de participation et de fin d'année Avantages : Primes (participation* et fin d'année) - CSE (chèques vacances, cadeaux ID Formation) - 6 semaines de congés/an Et bien sûr, vous bénéficiez comme tout salarié français de notre mutuelle, ainsi qu'une prise en charge de 50% des frais de déplacements en transport en commun. Pour information* : le montant de participation versé au cours de ces 5 dernières années était à + ou - 10000€ net pour un salarié à ce salaire à temps plein toute l'année (celle-ci est au prorata du résultat de l'entreprise, du salaire du salarié et du temps exercé). Votre profil : - Vous êtes titulaire d'un diplôme minimum Bac +2 en secrétariat de direction, assistanat de gestion ou dans un domaine similaire (BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de Direction, DUT Gestion Administrative, etc.). - Vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience confirmée en tant que Secrétaire de Direction ou dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement exigeant. - Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Microsoft Office, TEAMS, etc.) ainsi que les plateformes spécifiques (ABC Clause, etc.). - Vous disposez d'excellentes compétences en communication écrite et orale, vous permettant d'échanger aisément avec le PDG, les équipes et les partenaires. - Vous avez un excellent niveau d'orthographe. - Votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer efficacement plusieurs priorités dans un environnement dynamique sont des atouts majeurs. - Vous faites preuve d'une grande discrétion et d'un respect absolu de la confidentialité des informations sensibles. - Vous êtes autonome, doté(e) d'un esprit d'initiative et apte à proposer des améliorations pour optimiser les processus internes.