Description : INTITULE DU POSTE :   GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative   FONCTION : Secrétaire médicale                      AFFECTATION :   Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais   CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT : Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente Expérience en secrétariat médical souhaitée Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir   CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE : Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE  Chef de pôle : Docteur LANGLOIS                      Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER   Cadre d’unité :  Mme DOREY                                               Responsable chef de service : Docteur DONATO Médecins coordinateurs : Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON   QUOTITE DE TEMPS_ _:_ _50%   BASE HORAIRE ANNUELLE :  784H AMPLITUDE HORAIRE : 8H30 – 12H15 - (8H30 – 16H30 SELON ORGANISATION) POUR UN TOTAL DE 3H45 PAR JOUR     PAS D’ASTREINTE, PAS DE GARDE   à LIAISONS FONCTIONNELLES : -       Autres secrétariats médicaux -       Laboratoires -       Reprographie -       Médecins extrahospitaliers  -       Ambulanciers de l’établissement -       Autres établissements de soins -       Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues) -       Prestataires de santé à domicile   CONDITIONS PARTICULIERES : Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients. Missions de gestion de facturation.   1-    MISSIONS : A- MISSIONS GENERALES : Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile. Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.           B- MISSIONS SPECIFIQUES : [*]       SECRÉTARIAT §  Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents) §  Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus) §  Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge §  Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…) §  Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire §  Faire le relevé journalier des entrées et des sorties. §  Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation §  Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants §  Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins) §  Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité §  Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie §  Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité §  Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle §  Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins   [*]       ACTIVITÉ LIBÉRALE §  Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux §  Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux §  Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH     [*]       MUTUALISATION SSIAD * Assurer le remplacement pendant les congés et absences   B- MISSION TRANSVERSALE : Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage). Profil recherché : 1-    COMPETENCES : A- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES : §  Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe §  Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux §  Garantir les règles professionnelles §  Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…) §  Disposer de notions de comptabilité             B- SAVOIR FAIRE : Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité. Disposer de capacités d’organisation.   C- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI à SAVOIR ÊTRE : Avoir le souci permanent d’un accueil téléphonique de qualité des patients, des familles, des professionnels. Avoir le sens du travail en équipe. Être dynamique, ponctuelle, discrèt...