Référence CSP: O035250/213000245 LE SMICTOM VALCOBREIZH, 90 000 HABITANTS, 52 COMMUNES, 5 COMMUNAUTES DE COMMUNES RECHERCHE UN.E : Assistant.e. de Direction Poste à temps complet Missions principales : assister les élus (Président, Vice-président.e.s) et l'équipe de direction, organiser les instances de la collectivité (comité syndical, commissions, bureaux etc.) Missions : 1- Organisation de l'agenda et des déplacements des élus (Président, Vice-président.e.s), et de l'équipe de direction - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus et de l'équipe de direction - Organiser les déplacements des élus et de l'équipe de direction - Établir une relation de confiance avec les élus, l'équipe de direction, les partenaires institutionnels - Organiser et planifier les comités de direction (CODIR) - Réaliser les comptes-rendus du CODIR - Gérer la régie CB 2- Organisation des instances de la collectivité : comité syndical, commissions, bureaux, et autres réunions en concertation avec les élus et l'équipe de direction - Planifier les différentes instances - Participer à la préparation de l'ordre du jour, et des rapports de présentation du comité syndical - Convoquer les membres du comité syndical - Réaliser le compte-rendu du comité syndical - Mettre en forme les délibérations et les communiquer au contrôle de légalité - Réserver des salles et commander des repas le cas échéant 3- Participation au bon fonctionnement de la direction générale - Réaliser diverses tâches administratives (devis, bons de commande etc.) - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser le classement et l'archivage des dossiers 4- Accueil téléphonique pour les élus et l'équipe de direction, gestion du courrier de la collectivité - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers une personne compétente - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Classer et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de la collectivité 5- Gestion des moyens généraux de la collectivité - Assurer le lien avec les prestataires extérieurs, notamment avec la structure en charge de la maintenance informatique - Centraliser puis passer des commandes de fournitures Sujétions particulières : - Comité syndical : 8 à 10 séances par an en soirée (18h30 - 20h30) - Réunions avec les élus sur le temps du midi