Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes. L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées. L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS. L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale. Missions générales Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives des patients Tenue / gestion du dossier médical du patient : création, mise à jour classement, archivage. Gestion et suivi des documents concernant les patients. Accueil / orientation téléphonique et physique des patients et de leur famille. Gestion des agendas et planification / coordination des rendez-vous des personnels du pôle (médecins, psychologues assistantes sociales) Gestion du courrier. Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations. Saisie des actes Cariatides. Caractéristiques du poste Missions de secrétariat médical en ambulatoire Travail au sein d’un pôle de pédopsychiatrie en collaboration avec quatre collègues secrétaires médicales. Pivot de la relation entre le médecin, le patient et l'équipe pluridisciplinaire Avoir le sens du contact et de la relation, de l'organisation et de la coordination. Développement des technologies de l'information et de la communication (dossier patient informatisé, messagerie vocale, internet, intranet, agenda électronique, téléphonie, réseaux) Accepter des remplacements au sein du pôle en cas d'absence. Congés acceptés après concertation avec les autres secrétaires du pôle. Liens Responsable hiérarchique: Chef de pôle Responsables fonctionnels Equipe médicale et soignante du pôle Praticiens Hospitaliers du pôle Cadres de santé du pôle Assistants de service social du pôle Psychologues du pôle Personnel administratif du pôle et de l’établissement Bureau des admissions Secrétariat des pôles de l’EPSAN Bureau d’Accueil Infirmier Diplômes : Diplôme de secrétariat médical ou médico-social Compétences attendues Accueillir et orienter les usagers. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel. Définir-adapter et utiliser le plan de classement et d'archivage. Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Connaissance de la bureautique WORD – EXCEL – Cariatides – DMP Connaissance de l'environnement médical Qualités professionnelles Empathie, disponibilité, conscience professionnelle. Rigueur. Assiduité. Discrétion (soumis au secret professionnel) Sens de l’accueil du public, capacité d’écoute. Qualités relationnelles, savoir s’adapter aux différents types d’interlocuteurs. Sens du travail en équipe. Capacité à prendre des initiatives. Sens des priorités. Autonomie dans le travail.