POSTE : Responsable Administratif Clients H/F DESCRIPTION : Rattaché(e) à la Direction administrative et financière, vos missions sont : 1. Garantir la bonne contractualisation et l'administration des ventes Gérer et faire évoluer les contrats types et documents juridiques Industrialiser et sécuriser le processus de contractualisation et signature Gérer le système de cautions Vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances nécessaires Assurer le bon archivage de l'ensemble des dossiers clients Garantir la bonne exécution du contrat par le client (encaissement des chèques, gestion des cautions) Créer les procédures et documents types manquants Valider les primes de ventes des commerciaux Valider les facturations spéciales (accueil occasionnel heures sup Babily, régularisations, STC,facturation de reservation, etc.) 2. Améliorer en continu la satisfaction client sur le volet administratif Réduire le temps de réponse (objectif par ex : passage de 48h à 24h) et la qualité de réponse aux tickets administratifs Améliorer le note administrative des enquêtes clients (par ex de 8,3) Organiser le reporting mensuel de qualité de service aux clients 3. Prévenir et gérer personnellement les incidents familles à risque Identifier proactivement les situations sensibles Être le contact principal pour les réclamations critiques Coordonner avec les autres services pour les cas complexes Gérer l'opérationnel pour assurer la continuité de service de Microstars 4. Piloter et industrialiser l'administration client Gérer les interfaces clients : Gérer les changements de RIB et problèmes GoCardless Gérer les transmissions de factures à la CAF et débloquer les anomalies Améliorer les process existants pour gagner en efficacité Transmettre les éléments validés à la comptabilité 5. Piloter la campagne annuelle de réinscription (Mars-Juin) Définir et piloter la stratégie de communication aux familles Organiser le recueil efficace des besoins Préparer et soumettre les dossiers en commission d'attribution Assurer le suivi personnalisé pour maximiser le taux de réinscription Gérer les réinscriptions administratives (dossiers complets + cautions) Relations transversales Avec le commercial : Valider ou refuser les demandes commerciales selon les règles établies Avec les opérations : Donner les instructions opérationnelles aux coordinatrices Avec la comptabilité : Transmettre les éléments validés pour facturation Excellence relationnelle avec les familles (téléphone/mail) Capacité à gérer des volumes importants de dossiers avec rigueur (700 familles sur 44 établissements) Maîtrise des outils bureautiques et CRM (notamment Pipedrive) Esprit d'amélioration continue et d'industrialisation Savoir dire non quand nécessaire avec diplomatie Organisation et anticipation exemplaires Points d'attention Poste opérationnel : vous traitez directement les dossiers Poste stratégique combinant vision processus et terrain Beaucoup de relationnel avec les familles dans le secteur des micro-crèches Pics d'activité importants lors des réinscriptions Nécessite rigueur et organisation Rôle clé dans la transformation et l'industrialisation de l'ADV 40 K€ - 45 K€ PROFIL : Pour ce poste, vous disposez d'une expérience de minimum 5 ans sur un même type de poste. Rémunération : 40 à 45 K€ sur 12 mois Poste à pourvoir immédiatement