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DGOM-SECRÉTAIRE-ASSISTANT(E), GESTION AFFAIRES RÉSERVÉES, CABINET DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES OUTRE-MER (H/F) 75 - Paris (Dept.)
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Offre n° 2400737
DGOM-SECRÉTAIRE-ASSISTANT(E), GESTION AFFAIRES RÉSERVÉES, CABINET DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES OUTRE-MER (H/F)
75 - Paris (Dept.)
Publié le 15 août 2024
Référence CSP: MINT_BA075ACB-89163 DGOM - Secrétaire - Assistant(e) auprès de la directrice du cabinet du directeur général des outre-mer, de son adjointe et des chargés de mission sécurité, gestionnaire affaires réservées Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Vos missions vous conduiront à : Au titre du secrétariat : - Assurer la tenue et la fiabilité de l'agenda du directeur de cabinet et le cas échéant de son adjoint ; - Organiser leurs déplacements ; - Assurer le suivi de réunions et leur programmation ; - Préparer les dossiers du directeur de cabinet ; - Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification, l'organisation des réunions ou du calendrier ; - Assurer la gestion du courrier arrivée et départ ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; - Assurer la frappe de courriers, de notes ou de diaporama (Powerpoint) ainsi que leur mise en forme ; - Rédiger des courriers, créer et tenir à jour des annuaires et listes de diffusion ; - Assurer l'enrôlement dans Maarch des courriers reçus par le cabinet et être le référent Maarch au sein du cabinet ; - Veiller la boîte fonctionnelle de la direction ; - Diffuser l'information sur les astreintes des membres du cabinet DGOM et du cabinet Ministre. Au titre des affaires réservées : - Mettre en état les propositions à des distinctions honorifiques, en lien notamment avec le bureau du cabinet et, s'agissant de la médaille d'honneur de l'engagement ultramarin, les préfectures et haussariats ainsi que le commandement du Service militaire adapté ; - Instruire les demandes d'accès en dérogation et de déclassification des archives détenues par le ministère chargé des Outre-mer. Autres : - Assurer un binômage efficace avec l'assistant(e) coordination et officier de sécurité adjoint. En cas d'absence de ce dernier, l'assistant de direction/gestionnaire «affaires réservées devra gérer : le suivi des demandes de contribution aux dossiers du directeur général, de son adjointe, du ministre de l'Intérieur et des Outre-mer, de la ministre déléguée chargée des Outre-mer et de la direction du cabinet de cette dernière ; le suivi des questions écrites ; la diffusion relative aux réunions interministérielles ; le suivi de l'activité de la direction générale en matière de réponse aux questionnaires parlementaires en vue du projet de loi de finances ; - Assister le cas échéant le directeur général et la directrice générale adjointe dans l'organisation quotidienne de leur travail et suppléer ainsi le binôme des assistantes de direction.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Direction générale des Outre-mer
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