En tant qu'Assistant.e Administratif.ve, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service en assurant l'administration quotidienne, le secrétariat du Responsable de service et de son équipe, ainsi que la coordination des flux d'informations et des aspects logistiques. Vos missions principales Communication interne et externe - Être l'interlocuteur.trice privilégié.e du service auprès des autres départements et partenaires externes. - Gérer les appels, courriers, demandes diverses et assurer leur suivi. - Diffuser les informations pertinentes au sein du service. Administration et gestion documentaire - Organiser et maintenir le système d'archivage selon les outils en place. - Mettre en forme les documents (procédures, rapports, comptes rendus, mémos.). - Suivre les processus de signature et de validation. - Mettre à jour les procédures et instructions permanentes selon les standards Qualité. - Assurer la mise à jour des informations sur l'intranet. ️ Support administratif et logistique - Gérer les fournitures de bureau et les équipements de protection individuelle (EPI). - Saisir les activités budgétaires et les notes de frais. - Organiser les réunions, séminaires, visites et déplacements professionnels. - Assurer l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants. - Mettre à jour les fichiers, modèles et listes de diffusion. - Saisir les absences dans le logiciel de gestion du temps (GTA). - Gérer les demandes d'achat et les commandes dans l'ERP (selon délégation). - Suivre les réceptions et relancer les fournisseurs si nécessaire. - Établir la facturation sur demande du chef de projet ou du manager. - Administrer les outils de gestion documentaire et d'habilitation.Formation & compétences - Bac +2 en gestion administrative ou équivalent. - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat Reader). - Connaissance des systèmes ERP et de gestion documentaire. - Niveau d'anglais intermédiaire requis. Qualités personnelles - Sens de l'organisation et rigueur. - Discrétion et respect de la confidentialité. - Bon relationnel et esprit d'équipe. - Capacité à gérer les priorités et à faire preuve d'initiative.