Référence CSP: O974250/915000040 Rattaché.e à la direction générale des services le.la manager opérationnel aura pour missions : - Apporter au Maire une assistance administrative constante et réactive en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers (version numérique et papiers) - Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés et de tous types de publics - Orienter le public vers les différents services et prioriser la demande citoyenne selon son degré d'urgence - Coordonner la gestion et le suivi du courrier des administrés au maire - Gérer les parapheurs en liaison avec la direction de cabinet, la direction générale des services et le secrétariat général - Réalisation de reportings des demandes aux services et au cabinet et contribuer au bon suivi de la demande citoyenne - Déclinaison opérationnelle d'un agenda complexe et coordination de l'organisation des rendez-vous citoyens -S'assurer de la remontrée des éléments d'information, notes de synthèse et autres éléments de langage utiles au Maire avant ses RDV et déplacements Accueil physique et téléphonique des administrés : - Accueillir le public sur place ou par téléphonique avec amabilité - Recevoir et orienter les appels - Identifier et gérer la demande citoyenne et son degré d'urgence Gestion du courrier et des courriels du Maire - Réception du courrier/courriels , tri et transmission - Mise en forme / rédaction de tous types de courriers - Classement et archivage Gestion des parapheurs - Enregistrement des parapheurs arrivés et sortants - Priorisation de la mise en signature selon les degrés d'importance et d'urgence - Transmission des orientations du Maire aux différents services et suivi des retours Organisation des réunions et autres RDV du Maire et préparation des dossiers correspondants - Organiser l'agenda et prendre des rendez vous en fonction des priorités du Maire et des nécessités liées aux situations individuelles ou aux dossiers - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ( téléphoniques ou mails) - Gestion des demandes de RDV du Maire reçues à l'accueil de la mairie - Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus - Interlocuteur des élus, des différents services de la collectivité, des organismes extérieurs et des administrés Suivi des projets et activités - Fixer les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat du maire - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service