Descriptif du poste: Principales responsabilités : Gestion administrative : Assurer la gestion du calendrier et des rendez-vous du dirigeant (planification, organisation, suivi). Préparer les réunions, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et assurer le suivi des actions. Gérer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux emails et courriers, assurer le relais des informations. Support à la direction : Fournir un soutien dans la préparation des rapports, des présentations et des documents divers pour la direction. Organiser et coordonner les déplacements professionnels (réservations de billets, hôtels, transports). Participer à la gestion des projets internes ou externes, en suivant les échéances et en assistant les responsables dans les tâches liées. Gestion des ressources et des documents : Classer et archiver les documents administratifs de manière efficace. Suivre et gérer les fournitures de bureau et l'approvisionnement. Préparer les dossiers nécessaires pour les prises de décisions importantes au sein de l'entreprise. Relations internes et externes : Servir de point de contact entre la direction et les autres départements ou partenaires externes. Organiser des événements internes ou externes pour la direction (séminaires, conférences, réunions importantes). Gestion des tâches diverses : Effectuer des tâches ponctuelles selon les besoins spécifiques du dirigeant (telles que la gestion de la correspondance, la gestion des urgences administratives, etc.). Compétences requises : Compétences organisationnelles : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter des délais serrés. Compétences en communication : Excellente capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit, à rédiger des documents clairs et précis. Discrétion et confidentialité : Être capable de traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialité. Maîtrise des outils bureautiques : Bonne connaissance des logiciels bureautiques (suite Office, outils de gestion de projets, etc.). Autonomie et réactivité : Capacité à travailler de manière autonome tout en restant réactif aux besoins de la direction. Formation et expérience : Formation : Bac +2/3 en gestion, secrétariat, assistanat de direction, ou tout autre domaine lié. Expérience : Une expérience préalable dans un poste similaire est souvent souhaitée, bien qu'elle ne soit pas toujours obligatoire. Le rôle d'assistant de direction est essentiel pour le bon fonctionnement des entreprises, en assurant la fluidité des opérations administratives et en permettant à la direction de se concentrer sur des tâches stratégiques. Profil recherché: Mission principale : L'assistant(e) de direction assure le soutien quotidien de la direction en coordonnant diverses activités administratives et logistiques. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les dirigeants pour optimiser leur organisation et faciliter le bon déroulement des opérations au sein de l'entreprise. Responsabilités : Gérer l'agenda de la direction, planifier les réunions et déplacements. Organiser les rendez-vous et assurer le suivi des priorités. Filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes internes et externes. Rédiger, trier et archiver les documents administratifs et confidentiels (courriers, rapports, notes de service, etc.). Préparer les présentations et supports pour les réunions. Organiser les voyages d'affaires et assurer la logistique associée. Assurer le suivi des dossiers et projets spécifiques en collaboration avec la direction. Réaliser diverses tâches administratives liées à la gestion quotidienne du bureau. Compétences requises : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités. Bonne communication orale et écrite, avec une capacité à rédiger des documents professionnels. Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles. Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes rapidement. Flexibilité et réactivité face aux imprévus. Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères est un atout (en particulier l'anglais). Esprit d'équipe et sens du service. Qualités recherchées : Rigueur et sens du détail. Autonomie et proactivité. Diplomatie et aisance relationnelle. Sens de la confidentialité et de la discrétion. Formation et expérience : Diplôme de niveau Bac +2 minimum (BTS Assistant de Direction, DUT Gestion des Entreprises, etc.). Une expérience préalable dans un poste similaire est souvent requise.