SPECIFICITE DES MISSIONS EN CONTRAT DE REMPLACEMENT La personne se verra confier des activités par les quatre secrétaires en poste et par les deux coordonnatrices des formations infirmières, aides-soignantes et de la formation continue. Les activités des secrétaires sont décrites dans les paragraphes suivants. Horaires du lundi au vendredi : 7h par jour sur une plage de 8h à 18h, horaire à définir avec la secrétaire PRINCIPALES ACTIVITES REPARTIES ENTRE LES SECRETAIRES Gestion administrative des apprenants Accueil, information et inscription des élèves Réception des documents des dossiers d’inscription pour l’entrée en formation (gestion et suivis et étude des financements) Gestion et tenue des dossiers administratifs, des dossiers scolaires, des prises en charge financières Saisie des résultats d’évaluation Saisie des absences et suivi des retours des justificatifs d’absence Mise à jour et saisies des données sur les plates formes partenaires (Kairos, Odessa, Ramsès, Transition pro, Mon compte formation, DREETS). Gestion des déclarations d’accident de travail des élèves Gestion administrative des dossiers du diplôme d’état: dossier papier et sur les logiciels dédiés Gestion administrative des conventions pour la formation continue Gestion des stages Collaboration avec la coordonnatrice de stage pour rechercher des places et les enregistrer Mise en stage des apprenants Assurer le suivi des signatures des conventions Gestion de la formation continue Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation de participation aux formations Administrer les dossiers administratifs des intervenants : CV, rémunération Assurer la coordination avec la DRH du CHT Gestion des instances et des réunions Assurer le suivi de la conformité de la composition des instances et la soumettre aux tutelles Gérer les convocations des membres et éventuellement des apprenants convoqués en respectant le délai de prévenance Gérer les comptes-rendus et les diffuser dans les délais requis Gestion des intervenants Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation d’interventions Administrer les dossiers administratifs des intervenants : CV, rémunération Assurer la coordination avec la DRH du CHT Activité diverses Accueil téléphonique, des étudiants, des intervenants et du public extérieur Participer à l’information sur les conditions d’inscriptions et d’études ainsi que sur les aides disponibles Traitement du courrier Participer aux réunions d’équipe et aux manifestations : portes ouvertes, job-dating, réunions avec les partenaires, journée sportive, … Contribuer au suivi et à la mise en œuvre des exigences de la démarche qualité (Qualiopi) Contribuer à la réalisation du rapport annuel d’activité Gérer les enquêtes diverses Contribuer à l’amélioration des outils et méthodes Gestion des frais de déplacements des formateurs Suppléance entre secrétaires durant les absences Taxe d’apprentissage : mailing de sollicitation de versement aux entreprises, envoi des bordereaux de versement aux entreprises, enregistrement des versements en lien avec le service financier, courriers remerciements en lien Profil recherché : EXIGENCES DU POSTE -          Niveau d’études : BAC +2 souhaité COMPETENCES REQUISES et SOUHAITEES -          Capacité à concevoir et organiser des activités administratives -          Rapidité et rigueur dans l’application des tâches -          Capacités d’accueil et de communication -          Capacités de se positionner vis à vis des apprenants -          Esprit d’équipe -          Tact et pondération -          Maîtrise Pack Office