Référence CSP: O063250/201393739 Assistant de direction1- Assistance de la Directrice- Organisation de l'agenda, des réunions de la Direction (convocations, réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour...)- Gestion des déplacements- Accueil téléphonique et physique, renseigner les interlocuteurs, relayer les appels vers les services compétents- Secrétariat administratif des réunions de la Direction et sollicitée par la Directrice- Constitution des dossiers en amont des réunions- Veille documentaire interne (intranet, référent du temps de travail...)- Mise en forme et suivi des parapheurs, contrôle des courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)- Rangement et archivage des dossiers- Lien avec le secrétariat des Vice-présidents pour assurer l'organisation des actions de la Direction sous le pilotage des élus2- Secrétariat et fonctionnement de la Direction de l'Education et des Collèges- Gestion du courrier physique arrivée / départ et distribution aux services suivant les visas de la Directrice- Participation aux réunions de Direction, et à des réunions à la demande de la Directrice, rédaction des compte-rendu si nécessaire- Accueil des nouveaux arrivants (demandes de travaux pour les accès informatiques, demande de mobilier, etc.)- Gestion des commandes pour les événements (réunions annuelles des collèges par exemple)- Gestion des fournitures de bureau et des imprimantes / copieurs- Gestion du temps de travail (référent/e INCOVAR)- Référent/e classement et archivage des dossiers numériques de la Direction- Référent/e RGPD- Suivi des tableaux de la Direction (congés, contacts, recensements annuels divers...)- Diffusion des informations et des communications de la collectivité intéressant les agents à titre collectif- Participation ponctuelle à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés (réunions des agents des collèges, Conseil départemental des jeunes, kit de rentrée scolaire...)NB : cette mission ainsi que l'organisation de l'agenda s'exercent également pour le Directeur Général du Pôle Education, Patrimoine et Habitat, pour 10 à 20% du temps de travail.3- Fonction financière- Exécution financière (bons de commande, engagements, mandatements, liquidations, saisie du budget, virements...) pour les missions rattachées directement à la Direction : utilisation du logiciel de gestion financière (ASTRE GF) et de DEMABOX- Suivi du budget de la Direction4- Communication et valorisation des actions de la Direction- Mise à jour des pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)- Publications d'articles et photos préparés par les services sur la page ENT du Département- Supervision de la mise à jour et modernisation des "fiches collèges" (document d'information réalisé sur chaque établissement).