POSTE : Adjoint Administratif Assistant Administratif 50% H/F DESCRIPTION : Secrétariat de la Direction en charge du projet immobilier, des affaires logistiques et de la transition écologique Poste de catégorie hiérarchique C Le responsable Achat et Logistique coordonne sur le site la politique Achat conçue et déployée par le GHT, coordonne l'équipe Achat-Approvisionnement de l'établissement ainsi que les fonctions Logistiques. Il accompagne les réorganisations en terme de méthodologie de travail. Il définit, organiser et contrôle l'adéquation besoins-ressources entre des prévisions de besoins et les capacités de production et de distribution des services logistiques en cohérence avec la politique de l'établissement. Le service est composé de 4 agents administratifs (achat et approvisionnement) et des services logistiques : Entretien, Lingerie, transport et Magasin (13 ETP dont un responsable TSH). Activités standard du poste : - Organisation de réunions, visites, conférences, événements - Rédaction des courriers et notes - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Prise de rendez-vous/gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ´ Missions spécifiques : - Suivi des assurances liées aux prises en charge juridiques (patients, personnels) - Suivi du Manuel Qualité de la Direction (dont suivi général des EI) - Suivi des avenants (lien entre information HNO et services CHSMO) Lieu de travail : CHSMO Rattachement hiérarchique : Directeur Adjoint en charge du projet immobilier, des affaires logistiques et de la transition écologique Rattachement fonctionnel : NC Taux d'affectation :50 % Contact CV et lettre de candidature demandés Blandine GRATALOUP Directeur-Adjoint en charge du projet immobilier, des affaires logistiques et de la transition écologique @.** - secrétariat : PROFIL : ´ Savoir-Faire - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe/en réseau Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC) ´ Savoir-Etre - Travailler en équipe - Etre autonome dans l'organisation de son travail - Savoir rendre compte et respecter les étapes et processus de validation - Gérer le stress et/ou les situations complexes ; garder son sang-froid - Loyauté et discrétion ´ Connaissances requises - Accueil téléphonique (35050) - Bureautique (35066) - Classement et archivage (46385) - Communication/relations interpersonnelles (15034)