Descriptif du poste: ENCADRER LE SERVICE ET CONTRIBUER A L'OPTIMISATION DES PROCESS ET DE SON ORGANISATION * Réaliser un diagnostic des processus existants et formuler des recommandations en vue d'une organisation optimisée du service, tout en contribuant activement à son pilotage et à sa structuration * Être la/le référent-e du service auprès de la directrice et des autres directions et assurer l'encadrement hiérarchique et fonctionnel de l'équipe * Mettre en place des outils de reporting permettant d'assurer le suivi administratif  COORDONNER LA PRODUCTION CONTRACTUELLE * Encadrer la production de COT de manière à garantir la cohérence de traitement de chaque occupant du Grand Palais * Produire les COT uniquement sur des dossiers particuliers, grands comptes et proposer des adaptations pour la rédaction de certaines clauses en accord avec le service juridique * Piloter et assurer la mise à jour des documents types pour l'activité du service * Mettre à jour les annexes techniques contractuelles en lien avec les équipes de la coordination événementielle  ASSURER LE SUIVI FINANCIER DES EVENEMENTS  * Assurer le suivi centralisé des facturations, en veillant à leur cohérence et au respect des échéances d'encaissement en coordination avec la SDAF et l'Agence comptable, ainsi que la gestion des litiges clients * S'assurer de la réception des PV d'huissier et de leur envoi au client par l'équipe administrative, en vue de la facturation des éventuelles dégradations CONTRIBUER A L'OPTIMISATION FINANCIERE DE LA DIRECTION * Participer à la définition de la politique tarifaire des locations d'espaces, notamment dans la mise en place des forfaits techniques par type d'événement * Réaliser des simulations budgétaires, des dispositifs d'exploitation, dans le cadre d'événements ou expositions accueillis au sein du Grand Palais, en y intégrant les pôles opérationnels de la DEGP * Assurer et mettre en oeuvre un suivi budgétaire mensuel avec la SDAF et les projections des recettes pour l'année en cours et sur les 2 années à venir * Proposer et faire arbitrer à la Directrice les ajustements nécessaires tant en recettes qu'en dépenses, afin de veiller au respect de la contribution financière de la DEGP à la trajectoire de l'établissement  PARTICIPATION A DES DOSSIERS OU PROJETS SPECIFIQUES DU SERVICE, LE CAS ECHEANT * Participation à la rédaction de cahier des charges ou de procédures diverses nécessaires aux référencements ou labélisations de prestataires, contribution au processus de choix de prestataires, notamment et mise en place des outils de suivi et de reporting * S'assurer du suivi des déclarations de chiffre d'affaires des intervenants externes par l'équipe administrative tels que les traiteurs labellisés par exemple, facturation des redevances dues? * Concessionnaires : suivre les contrats, réalisation d'avenants si nécessaire, accompagnement des concessionnaires dans leurs besoins liés au fonctionnement et suivi du CA, mise en place de rdv mensuel Profil recherché: De formation Bac+5 en gestion administrative ou comptabilité et gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire. Vous êtes reconnu-e pour vos qualités managériales et avez encadré une équipe de manière avérée (travail collaboratif et en transversalité). Vous disposez des connaissances budgétaires, comptables et juridiques de base nécessaires à l'exercice du poste. Vous connaissez le fonctionnement de l'activité événementielle et comprenez le rôle des différents acteurs. Vous savez rédiger de façon claire, précise et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes un écrit tel que contrat, courrier, et mail. Vous savez concevoir et élaborer à l'aide des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, P.P.T) des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données. Vous êtes en capacité de présenter de façon argumentée un diagnostic, un projet, une solution et d'apporter une contribution de qualité dans le cadre d'une réunion, d'un groupe de travail. Vous savez coordonner ou vous coordonner avec des tiers pour produire un travail de qualité et organiser votre travail en travail en fonction de l'ordonnancement des tâches à effectuer, des priorités, aléas et contraintes extérieures. Vous êtes une personne reconnue pour votre autonomie et rigueur dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à prendre des décisions. Vous savez établir des relations professionnelles de qualité avec les clients et les interlocuteurs internes. Vous savez utiliser de façon optimale les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PPT..), les fonctionnalités d'un progiciel de gestion (type Sage X3) et idéalement un outil de gestion et planification des espaces. Caractéristiques du poste : * Cadre au forfait jour * Post