POSTE : Assistant de Copropriété H/F DESCRIPTION : Au sein du groupe Stella sous la marque des Hespérides, un acteur majeur des résidences-services seniors qui propose, à l'achat ou à la location, des appartements pour séniors d'excellence en coeur de ville, dans toute la France. Nous recrutons un ou une assistant(e) de direction et de copropriété pour intervenir en tant que véritable support auprès des directeurs et directeur régionaux en charge de la gestion des résidences. Une bonne connaissance de la copropriété, voire de la gestion locative, est indispensable pour réussir dans ce poste. Missions En tant qu'Assistant(e) de Direction et Copropriété, vous aurez pour responsabilités : 1. Gestion administrative et communication - Accueillir et renseigner les clients, copropriétaires et Directeurs de résidences (téléphone et email) ; gérer la boîte mail générale - Assurer la gestion du courrier (réception, enregistrement, numérisation, diffusion et envoi) et diffuser les notes d'information - Réceptionner, traiter et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés 2. Travaux administratifs pour la direction - Organiser les réunions et gérer les déplacements - Prise de notes, rédaction de synthèses, comptes rendus, courriers, procès-verbaux, rapports et tableaux de bord - Validation des devis avec la direction ; transmission des factures aux directeurs de services pour codification 3. Gestion des assemblées générales (AG) - Mettre en place les ordres du jour d'AG en collaboration avec les DROPS - Envoyer les convocations et procès-verbaux d'assemblée générale ; créer les dossiers d'AG ; saisir les votes par correspondance (VPC) - Mettre en place et alimenter les tableaux de suivi (AG, restauration, contrats de syndic) 4. Gestion financière et comptable - Envoyer les appels de fonds, régularisations de charges et relances - Gérer les impayés : préparation et envoi des dossiers pour action juridique (deux fois par trimestre) et imputation des honoraires - Assurer le suivi des successions : attestation de créancier, échanges avec les notaires - Analyser les comptes et assurer le suivi financier des résidences 5. Gestion des mutations immobilières - Établissement du pré-état daté et de l'état daté - Saisie de la vente, opposition à l'article 20 et imputation des honoraires - Suivi financier des mutations 6. Gestion opérationnelle et archivage - Gérer les sinistres sur les résidences - Mettre à jour les fichiers copropriétaires et les registres légaux ; tenir l'espace client et le réseau interne ; saisir les contrats dans POWIMO - Assurer l'archivage numérique et physique des documents légaux et comptables PROFIL : - Formation Bac +2 minimum (BTS Professions Immobilières, assistanat ou équivalent) - Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire - Maîtrise du Pack Office et du logiciel de copropriété SEIITRA / POWIMMO - Bonne connaissance du secteur de la copropriété (indispensable) - Autonomie et sens des responsabilités - Excellent relationnel et sens du service - Capacité d'adaptation et gestion des priorités - Réactivité et esprit d'équipe - Organisation et rigueur - Sens de la confidentialité - Ponctualité