RESPONSABILITÉS : Lieu de travail : DRI (Direction de la recherche et de l'innovation) - Campus 1 - Caen Missions principales : SECRETARIAT ADMINISTRATIF DES ECOLES DOCTORALES (ED) Assister la direction des Ecoles Doctorales dans ses missions administratives Préparer, organiser et assurer le suivi des différentes réunions et évènements des Ecoles Doctorales Assurer la prise de notes lors des réunions, rédiger et transmettre des comptes-rendus, du courrier et des e-mails Être l'interface entre les Ecoles Doctorales et les différents usagers (doctorants, enseignants chercheurs, directions de l'établissement, services de l'université, laboratoires de recherche, structures extérieures...) Assurer le suivi financier des budgets annuels des Ecoles Doctorales Mettre à jour des bases de données et la page internet de façon régulière Effectuer le classement et l'archivage des dossiers GESTION ADMINISTRATIVE DES ETUDIANTS INSCRITS EN THESE Gérer les dossiers administratifs de chaque étudiant inscrit dans le diplôme de doctorat : inscriptions, rapports annuels règlementaires, missions, soutenances de thèse, délivrance du diplôme de doctorat etc. Suivre les financements de thèse octroyés aux étudiants Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants et les différents usagers Veiller au respect des procédures et obligations réglementaires concernant le diplôme de doctorat APPUI AUX MISSIONS TRANSVERSALES Assurer la Continuité de service en cas d'absence de collègues ou de période de forte activité sur des missions transversales dédiées à l'ensemble des Ecoles Doctorales Normandes, telles que : Répondre aux diverses des enquêtes ministérielles, Être en appui de la gestion des formations doctorales Mise à jour des pages internet PROFIL RECHERCHÉ : Catégorie d'emploi : C Compétences attendues : Connaissances Connaissance de la réglementation relative au doctorat Connaissance du fonctionnement d'un établissement public du point de vue juridique, administratif et financier Compétences opérationnelles Capacité rédactionnelle Maitrise des outils et logiciels courants de bureautique Connaissance d'Apogée et SyGAL est un plus Compétences comportementales Sens de l'initiative et autonomie Rigueur dans les méthodes de travail Communication adaptée selon les interlocuteurs Savoir travailler en équipe Rigueur et sens des responsabilités Disponibilité dans les périodes de forte activité Gestion des priorités Conditions de recrutement : Poste à temps complet, ouvert uniquement aux contractuels (CDD) Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l'expérience professionnelle A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi. Poste à pourvoir : En avril 2025, jusqu'en mars 2026. Date limite de candidature : Avant le 24/03/2025