RESPONSABILITÉS : Gérer 73 formations universitaires : Diplômes d'Université (DU), Diplômes Inter-Universitaires (DIU) et Attestations d'Etudes Universitaires (AEU), en s'assurant du bon déroulement des formations, de leur ouverture à la diplomation. - Gérer l'ouverture des formations et les diverses démarches d'inscriptions : • Vérifier les prérequis d'ouverture des formations et des inscriptions administratives (programmes, listes des autorisés à s'inscrire, justificatifs d'inscription) et les déposer sur la plateforme Sharepoint pour la MFCA • S'assurer de la conformité et du bon déroulement des processus d'inscriptions administratives des stagiaires, réaliser des relances • Réaliser les inscriptions administratives en formation initiale, éditer les cartes d'étudiant • Réaliser les inscriptions pédagogiques en formation continue et en formation initiale • Collecter les émargements et les enquêtes - Gérer les résultats : • Rédiger les arrêtés de jurys, les procès-verbaux • Saisir les résultats, éditer les relevés de notes, les attestations de réussite, les parchemins de diplômes • Traiter les demandes d'authentification de diplômes Effectuer des tâches transversales • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes • Gérer sa messagerie nominative et ses messageries fonctionnelles • Saisir, mettre en forme des documents divers • Classer et archiver les documents (réseau informatique et archives papier) • Assister la responsable du service • Participer à la campagne d'habilitation des DU-DIU-AEU • Participer ponctuellement à des surveillances d'examens ou tenue de bureaux de votes PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : • Organisation générale et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes • Connaissance de l'environnement professionnel lié au domaine de la santé • Connaissance des cursus de santé • Réglementation relative aux études et aux diplômes Savoir faire technique : • Maîtrise des logiciels Apogée, Word, Excel, messagerie électronique, édition des cartes d'étudiants • Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (reformuler les demandes, écoute active, apaiser les conflits...) • Maîtrise de l'expression écrite (orthographe, syntaxe, prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres) • Enregistrer les messages et rendre compte • Trier, hiérarchiser et classer les informations • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage Savoirs comportementaux : • Ecoute, rigueur et disponibilité • Analyser et gérer les demandes d'information • Gérer la confidentialité des informations et des données • Méthode et organisation • Réactivité, initiative • Respect des procédures et application de la règlementation • Travailler en équipe et en relation partenariale • Savoir rendre compte sur l'avancée des dossiers Conditions générales du poste : • Catégorie du poste : C • Corps de recrutement : ATRF • Quotité de travail : 100% • Date de prise de fonctions souhaitée : Le plus rapidement possible • Poste ouvert uniquement aux contractuels • Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 1 an • ·Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1 • Rémunération: comprise entre1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €) • Localisation géographique :133 route de Narbonne – 31062 TOULOUSE