Description : Secteur d’activité : Service de Gériatrie aigue et Médecine interne - Hôpital Maison Blanche, Pôle Autonomie et Santé DEFINITIONS ET ABREVIATIONS - CHU : Centre Hospitalier Universitaire - ZIMBRA : messagerie du CHU - DAM : Direction des Affaires Médicales - GTA : Logiciel de gestion de temps de travail médical - EASILY : Logiciel Dossier Patient Informatisé - WEB100T : Logiciel de saisie d’IEP et d’actes - VIRTUAL ARCHIVE : Logiciel d’archivage des dossiers médicaux - URCA : Université Reims Champagne Ardennes MISSIONS En tant qu’agent de la Fonction Publique Hospitalière, est soumis aux règles du secret professionnel et exerce son métier dans le respect de la loi relative aux droits des patients et à la qualité du système de santé. Centre Hospitalier Universitaire de Reims Assure le secrétariat du Pr MAHMOUDI - Chef de service : - Gère son organisation dans l’agenda ZIMBRA ; - Assure l’accueil téléphonique ; - Prépare les dossiers et demande les ordres de missions pour ses différentes réunions et/ou interventions et déplacements ; - Réalise la programmation des réunions de service et les différents entretiens ; - Met en forme et diffuse les comptes-rendus de réunions de service ; - Edite le tableau des astreintes médicales des séniors du service pour diffusion en interne et communication à la DAM ; - Saisit et met à jour le temps de travail du Pr MAHMOUDI dans GTA ; - Gère l’agenda des consultations du Pr MAHMOUDI et la programmation des bilans HDJ mémoire/oncogériatrique ; - Frappe et envoie les comptes-rendus de consultation du Pr MAHMOUDI ; - Saisit les actes de ses consultations et des bilans oncogériatriques dans Web100T via EASILY ; - Numérise les éléments externes du dossier médical dans EASILY et garantit la traçabilité des dossiers médicaux dans VIRTUAL ARCHIVE si nécessaire ; - Gère et oriente les demandes d’accès au dossier médical des patients ; - Gère l’envoi et la réception du courrier postal ; - Respecte les procédures en cours au niveau de l’institution ; - Gère la planification de la salle de réunion du Module C. Assure les activités universitaires du Pr MAHMOUDI, en collaboration avec le Pôle santé de l’URCA : - Planifie tous les enseignements du Pr MAHMOUDI ; - Gère et met en place les séminaires de formation et d’enseignement universitaire ; - Gère les affectations et les plannings des différents stagiaires (Master 2, Master 1, DIU nationaux,régionaux…) ; - Gère les autorisations d’inscriptions des étudiants aux enseignements universitaires ; Assure les activités de Recherche dirigées par le Pr MAHMOUDI : - Etablit et coordonne le calendrier des réunions (internes et partenariales) ; - Organise la logistique des réunions (ordre du jour, réservations de salle, visioconférences...) ; - Assure le suivi des actions décidées et des échéances associées ; - Contribue à la préparation des dossiers (réunions, appels à projets, rapports d’activités) - Met en forme et diffuse les comptes-rendus de réunion. CARACTERISTIQUES DU POSTE - Poste à 100 % - Horaires en 7 h 40 Profil recherché : NIVEAU D'ETUDES - Bac ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social) ou certification de formation de secrétaire médico-sociale de niveau IV ; Bac/ Bac +2 afférent au domaine du secrétariat. NIVEAU DE COMPETENCES  - Expérience indispensable dans le secrétariat médical ; - Bonne connaissance de la terminologie médicale, de la syntaxe et de l’orthographe ; - Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power point et environnement WINDOWS ; - Maîtrise des logiciels en vigueur au CHU : EASILY, ZIMBRA, Web100T et VIRTUAL ARCHIVE. CAPACITES REQUISES - Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à s’inscrire dans une démarche de travail de coordination ; - Capacités d’organisation et de valorisation des priorités ; - Implication dans la dynamique de l’équipe ; - Sens des responsabilités, motivation ; - Capacités relationnelles, d’écoute et de discernement ; - Autonomie, discrétion, adaptabilité.