RESPONSABILITÉS : Le/la gestionnaire assure l'inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux. 1 - Assurer l'accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants - Accueillir le public FTLV - Identifier et analyser la demande - Orienter vers l'interlocuteur - Informer les différents publics 2 - Inscrire les stagiaires - Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés - Collecter des informations - Contrôler l'ensemble des pièces constitutives du dossier d'inscription - Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis - Assurer la gestion administrative 3 - Assurer la gestion des stagiaires - Assurer le suivi et la gestion des assiduités - Etablir la pré-facturation et l'ajuster - Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives - Gestion des factures impayées mensuellement - Contribuer à l'établissement de la convention - Suivre le stagiaire dans son cursus 4 - Certifier les stagiaires - Mettre en place les jurys et élaborer les convocations - Gérer l'édition et la remise des documents - Classer les diplômes - Archiver le dossier des stagiaires 5 - Assurer le suivi des diplômés - Réaliser l'enquête sur l'insertion professionnelle (le cas échant) 6 - Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social - Informer le stagiaire de ses droits - Constituer les dossiers de demande d'aide sociale auprès d'organismes tels que France Travail et la Région Occitanie 7 - Participer à des manifestations institutionnelles grand public 8 - Participer à la démarche Qualiopi - Répondre au référentiel qualité Qualiopi - Participer aux réunions et aux groupes de travail sur l'amélioration continue Conditions générales du poste · Catégorie du poste : C · Corps de recrutement : ATRF · Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt · Poste ouvert uniquement aux contractuels · Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois · Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1 · Rémunération, pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €) PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : L'offre de formation de l'Etablissement, l'organisation et le fonctionnement de l'Université de Toulouse, la règlementation en matière de formation professionnelle. Savoir faire technique : • Maîtrise des systèmes d'information interne et de gestion (plateformes, logiciels) • Maîtrise et utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, Power point, Messagerie) • Capacité à respecter l'organisation collective du travail • Organisation, rigueur et efficacité (respect des délais et des procédures, sens de l'organisation et attention portée à la qualité du travail effectué) Savoirs comportementaux : • Dynamisme • Implication dans un travail de groupe • Autonomie • Discernement et sens des intitiatives dans l'exercice de ses attributions • Capacité d'adaptation, capacité à travailler en équipe • Aptitude relationnelle avec le public, les professionnels de l'enseignement supérieur et les partenaires de la formation continue Expérience souhaitée : 2 ans Avantages : • Contributions aux frais de transport en commun • Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois • Contributions à la complémentaire santé • Subvention restauration collective • Chèques vacances • Service social • Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) • Activités sportives et culturelles • Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) • Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces) • Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..) • Télétravail possible en fonction du poste • 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé • Possibilité d'aménagement du temps de travail • Crèche • Formations