RESPONSABILITÉS : Secrétariat médical et social : • Accueil physique et téléphonique des agents de l'Université et des partenaires extérieurs • Planification des visites et des entretiens médicaux • Aide à la planification des entretiens de l'assistante du service social • Gestion des dossiers médicaux • Transmission des fiches de visite • Prise des messages • Rédaction des comptes-rendus des réunions • Suivi de projets • Participation à l'organisation et à la réalisation des examens complémentaires (visiotest, audiogramme) Gestion administrative des PIM et PASUA : • Création et mise à jour des FUA de prestations sociales • Traitement des demandes de prestations sociales des agents • Envoi d'un mail aux agents pour les informer du montant de l'aide versée. • Organisation du suivi des dossiers de prestations sociales : création d'un répertoire par agent, par année et par type de prestations, pour réaliser un suivi budgétaire et un bilan d'activité Gestion des conventions CHU/UA et CROUS/UA et des autres partenaires pour la restauration des personnels (PIM) : • Anticipation du renouvellement des conventions, en faisant le lien avec les interlocuteurs internes UA et les interlocuteurs externes • Actualisation des conventions et préparation des avenants si nécessaire Soutien technique et matériel dans l'organisation des actions collectives : • Organisation de la communication de l'évènement avec le service communication • Création des FUA pour les inscriptions et suivi des inscriptions • Préparation des bons de commande si intervenant extérieur en lien avec le gestionnaire financier de l'agence comptable • Établissement d'un état de service fait Gestion du calendrier des commissions sociales de secours et de prêt et des commissions sociales plénières : • Fixation des dates de réunions pour la commission sociale de secours et de prêt ( 1 réunion / mois ou tous les 2 mois) : lien avec les assistantes du cabinet, DRH, agence comptable • Création de la réunion sur Teams • Après la commission sociale, rédaction des bordereaux de décision et envoi de l'arrêté au VP pour signature • Transmission du bordereau à l'agence comptable pour paiement • Fixation des dates de réunions en présentiel pour la commission sociale plénière • Envoi des invitations, préparation de la feuille d'émargement et rédaction du compte-rendu Communication sur les offres de la Section Régionale Interministérielle d'Action Sociales ( logement, action parentalité, loisirs ) : • Préparation de la communication et lien avec le service communication pour diffusion aux agents PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : • Environnement professionnel • Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi • Techniques de présentation écrite et orale Savoir-faire : • Utiliser les outils bureautiques • Structurer son travail • Transmettre des informations • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine Savoir-être : • Sens de la confidentialité • Aptitude à porter les valeurs de la structure • Rigueur/Fiabilité • Sens relationnel • Maîtrise de soi • Respect du secret médical -- Poste ouvert aux contractuels uniquement Catégorie/corps : B/TECHNICIEN·NE Type de contrat et durée : CDD de 16 mois jusqu'au 31/12/2027 Date de prise de poste souhaitée : 01/09/2026 Rémunération brute mensuelle : 1867€ Quotité de travail : 100% Date limite de candidature : Le 21 juin à 10h00. Les entretiens auront lieu la première quinzaine de juillet Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents. Avantages liés au poste : • 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée) • Télétravail possible selon nécessités et organisation du service • Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels • Possibilité de parking du personnel • Parcours d'accueil et formations