Descriptif du poste: MISSION : Sous la responsabilité de la Directrice de la Population, vous êtes responsable de la gestion des missions relatives aux affaires générales, à l'état civil, aux élections et aux cimetières. Vous êtes garant de la mise en oeuvre des orientations stratégiques en matière de service à la population et des priorités définies par la collectivité. Vous assurez le pilotage, l'animation et la coordination des activités de ces secteurs dans le cadre du guichet unique, comprenant 28 agents. ACTIVITES PRINCIPALES : Pilotage, animation, et coordination des activités, en lien avec les 3 cadres de proximité : - Encadrer et accompagner les cadres de proximité dans leur rôle d'encadrant - Assurer le déploiement du guichet unique en lien avec la Cheffe de service Relation aux Usagers et la référente Guichet Unique ; - Participer à la montée en compétences et en polyvalence des agents des accueils et d'instruction ; - Piloter les projets liés aux évolutions d'organisation, des techniques et des activités du service ; - Organiser et adapter l'accueil du public dans l'optique d'optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ; développer des dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées ; - Sécuriser les actes administratifs ; effectuer un contrôle préalable des actes ; organiser et appliquer une procédure de contrôle des rédactions de délivrance et d'apposition de mentions ; contrôler la formation et l'habilitation des agents à délivrer des titres d'identité sécurisés ; - Encadrer l'organisation et le déroulement des scrutins électoraux ; - Elaborer un bilan d'activités annuel. Gestion des ressources des services : - Gestion du budget du service : planifier, contrôler, suivre l'exécution budgétaire ; engager les dossiers de demande de subvention ; participer aux procédures d'achat public et suivre l'exécution des marchés ; - Gestion administrative : définir des procédures de gestion et de contrôle des actes établis ; optimiser les procédures administratives et en assurer le contrôle ; garantir la sécurité des actes et des procédures ; optimiser les coûts et les délais ; garantir la qualité du service rendu ; - Gestion des ressources humaines en lien avec les cadres de proximité : animer le processus de gestion des ressources humaines partagées en matière de recrutement, d'intégration, de formation, de gestion de carrière et de prévention des absences et des retraites ; - Gestion des équipements et du matériel en lien avec les cadres de proximité : recenser les besoins en matériels et en équipements (notamment les Dispositifs de Recueil, les postes informatiques sous contrôle de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés et de la préfecture). Veille prospective, sectorielle et territoriale dans les domaines de l'état civil, des affaires générales et des cimetières A SAVOIR SUR CE POSTE : - Horaires : 36h30/semaine - 25 jours de congés + 9 jours de RTT. Prime annuelle, NBI 25 points, restaurant dédié au personnel. - Mobilité géographique sur le territoire de la commune - Disponibilité supplémentaire en fonction des projets et réunions notamment en période d'élections et le samedi. Profil recherché: - Titulaire d'un grade du cadre d'emplois des attachés ou d'un diplôme de niveau I permettant l'accès aux concours externes ou d'une expérience professionnelle de minimum 4 ans dans des missions équivalentes à celles correspondant au cadre d'emplois visé permettant l'accès aux 3èmes concours - Expérience de l'encadrement et sur un poste similaire souhaitée ; - Titulaire d'une formation supérieure de droit public appréciée ; - Culture juridique solide avec de préférence des connaissances en droit civil et en matière de procédures administratives ; - Connaissance de l'environnement institutionnel des services à la population (notamment de l'état civil, des affaires générales et élections) ; - Capacités à mettre en oeuvre des outils de planification, de contrôle, d'évaluation et de reporting de l'activité d'un service ; - Capacités rédactionnelles, analytiques et de conduite de projets ; - Maîtrise des outils informatiques ; - Aptitudes en communication et en gestion de réseaux de collaborateurs.