Descriptif du poste: Mission générale Sous l’autorité directe de la Rectrice, le Responsable administratif(ve) et opérationnel(le) assure le bon fonctionnement administratif quotidien de Domuni Universitas. Il/elle coordonne les services internes, pilote les admissions et la scolarité, et veille à la qualité du service rendu aux étudiants, enseignants et partenaires. Il/elle garantit la fiabilité des processus, la clarté de l’organisation et le respect des priorités dans un environnement collaboratif et structuré. Il/elle agit en binôme complémentaire avec la Chief of Staff, centrée sur les dossiers stratégiques, institutionnels et transversaux. Ce poste peut convenir à un(e) cadre expérimenté(e) ou à un(e) officier supérieur en reconversion, souhaitant mettre ses compétences de pilotage, de coordination et de management d’équipe au service d’une institution d’intérêt général ouverte à l’international. Responsabilités principales 1. Pilotage administratif et organisationnel * Superviser les services administratifs (secrétariat, scolarité, admissions). * Organiser et planifier les activités : répartition des tâches, priorités, suivi des délais. * Mettre à jour les procédures transversales (inscriptions, gestion documentaire, suivi des demandes). * Garantir la continuité du service (absences, congés, surcroît d’activité). * Suivre les tableaux de bord (activité, délais, qualité de service). 2. Admissions et scolarité * Piloter le processus d’admission : réception, évaluation, validation, inscription. * Veiller à la fluidité et à la qualité des échanges avec les étudiants. * Superviser la scolarité administrative : inscriptions, certificats, diplômes. * Assurer la coordination avec la direction académique pour garantir la cohérence entre gestion administrative et suivi pédagogique. 3. Management et RH opérationnelles * Encadrer et animer les équipes administratives : fixer les priorités, accompagner, évaluer. * Planifier et répartir les activités pour garantir une charge de travail équilibrée. * Identifier les besoins en renfort (remplacements, vacataires, prestataires) et proposer les recrutements nécessaires. * Contribuer à la mise en œuvre de la politique RH (plannings, congés, organisation du travail). 4. Coordination interne et reporting * Collaborer avec la Chief of Staff pour assurer la cohérence entre stratégie et opérationnel. * Participer aux réunions de direction et formuler des propositions d’amélioration. * Élaborer des reportings réguliers (admissions, scolarité, RH, incidents, qualité de service). * Appuyer la Rectrice dans la préparation des conseils (CA, direction, Sénat). 5. Contribution à la qualité * Participer activement à la démarche qualité de Domuni (formalisation, évaluation, amélioration). * Identifier les points de risque administratifs et proposer des mesures correctives. * Promouvoir la culture du service et de la performance au sein des équipes.   Profil recherché: Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre autonomie. Vous savez structurer, planifier et coordonner les activités pour garantir la fiabilité du fonctionnement quotidien. Doté(e) d’un leadership opérationnel et d’un réel sens du service, vous aimez faire avancer les projets dans un cadre clair et exigeant. Le poste est ouvert aux cadres expérimentés et aux officiers supérieurs en reconversion souhaitant mettre leur expérience du pilotage et du management au service d’une institution d’intérêt général. * Contrat : CDI * Temps de travail : temps plein (ou 80 % selon profil) * Lieu : télétravail intégral, avec réunions régulières en visioconf&ea