RESPONSABILITÉS : Sous l'autorité du directeur de la Vie de Campus, l'assistant.e administratif.ve et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d'être en appui des différents pôles de la direction. Missions principales : Budget · Contribuer à l'élaboration et au suivi budgétaires · Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières) · Créer des RIB sur le logiciel Agrhum · Établir les devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation · Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,) Accueil Internes et externes · Assurer l'accueil des étudiants et faire l'interface avec le pôle de la direction · Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs · Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes : contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint · Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication · Assurer le bureau d'accueil de la Maison de l'étudiant en cas d'absence des emplois étudiants Administratif- Logistique · Classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières · Participer à l'inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d'inventaire de rentrée et/ou de sortie · Commander les fournitures de la DVC · Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone · Recharger les serviettes hygiéniques + tampons · Vérifier l'état des micro-ondes tous les 15 jours · Veiller à la bonne logistique des salles : rangement · Contribuer aux évènements types grand 8 : aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc. · Afficher les offres d'emploi à l'accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l'accueil, s'assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants · Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc. · Participer aux distributions alimentaires les lundi et jeudi · Gérer les parapheurs avec la Présidence · Gérer le courrier de la DVC : récupérer le courrier au bâtiment G, le dispatcher dans les bannettes des associations, les transmettre aux agents concernés PROFIL RECHERCHÉ : Connaissance et Savoir-faire (connaissances et compétences techniques) : · Connaissance de l'enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel · Connaissance des principes et des processus de gestion financière · Capacité d'anticipation et de programmation · Capacités rédactionnelles · Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel · Connaissances budgétaires · Connaitre les outils informatiques Savoir-être : · Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d'autres structures ; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires · Avoir un bon relationnel · Sens du service public et de la confidentialité · Faire preuve de rigueur, de méthode et d'organisation · Autonomie dans l'organisation du travail · Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité · Avoir le sens des priorités et respecter les échéances