RESPONSABILITÉS : Les missions sont les suivantes : • Assister dans la gestion et l'organisation administrative (suivi de chantier, suivi d'activité, gestion de planning, préparation de réunions...) • Saisir les tableaux de bord facilitant le contrôle et le reporting en cohérence avec les objectifs de la structure • Centraliser les contrats liés à l'activité administrative établis par l'entreprise et intervenir en cas de litiges • Assurer une veille réglementaire (réglementation sociale, fiscale et juridique) • Saisir les documents de suivi de gestion interne, préparer les remises de chèques et le suivi des règlements clients • Saisir les indicateurs de suivi des chantiers afin d'élaborer des reportings à la direction • Recevoir et orienter les appels fournisseurs, clients, orienter aux collaborateurs concernés • Gestion des fournitures (bureau), des sous-traitants (suivi administratif, contrats...) • Gestion ressources humaines (préparation salaires, demandes CP; notes de frais...) • Organiser et communiquer les pièces comptables au comptable (factures, factures fournisseurs, éléments de paies...) • Accueillir et traiter les demandes des prospects et clients • Assurer les relances de règlements en retard • Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier • Diffuser les documents contractuels et administratifs (PPSPS, DC1, DC2...) • Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs • Suivre le budget du chantier en collaboration avec les équipes opérationnelles (suivi de l'avancement, préparation des factures intermédiaires fonction de l'avancement...) • Suivi des dossiers chantiers et veiller à la complétude des dossiers à tous les stades d'avancement (déclarations et autorisations nécessaires...) • Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières...) nécessaires à la mise en œuvre du chantier • Rédiger les contrats de sous-traitance conformément aux propositions d'intervention définies par la direction • Créer les dossiers clients suivant le format interne et veiller à la complétude des dossiers (dossier Ananh, CEE, déclaration de travaux...) • Participer à des salons, forums, communications, etc. PROFIL RECHERCHÉ : Les compétences transversales : • Maîtriser des logiciels de gestion (gestion de planning, gestion des stocks, estimations, CRM, ATS...) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation...) • Travailler en équipe en interne et en externe • Déléguer les tâches en fonction des compétences et des responsabilités de chacun • Communiquer en milieu professionnel, de manière adaptée dans une relation conflictuelle • Organiser son activité professionnelle, temps de travail dans les délais • Gérer son activité par le coût, le délai et la qualité à produire • Agir face à un aléa • Rigueur, ponctualité et sens du service client sont les qualités que nous recherchons • L'organisation, le respect des procédures ainsi que des consignes de sécurité sont impératifs Rémunération selon le profil LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la couverture - ravalement - isolation thermique - rénovation et amélioration de l'habitat, 1 Assistant Administratif H/F en CDI.