À propos du poste Rattaché(e) au Directeur Financier et des Systèmes d'Information, votre mission consiste à recueillir et traiter les informations, assurer le traitement et la gestion des dossiers administratifs, coordonner et/ou réaliser des activités de gestion financière et comptable en veillant à la bonne mise en œuvre de ces dernières. Responsabilités 1/ Gestion administrative et financière * Organise et suit les conditions d'exécution de contrats dans le périmètre de la DFSI (assurance, informatique, locaux, expertise-comptable, .). * En appui de l'office manager, peut-être amené(e) à établir des commandes, via le logiciel ERP Odoo, de matériel, de fournitures, de consommables et vérifie la conformité des livraisons (bon de commande, contrôle des livraisons, validation des factures fournisseurs). * Suit et fait respecter les procédures de commandes de prestations externes, des notes de frais et des frais de déplacement. * Exerce un rôle de support : relaie les consignes de la direction, partage les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs. * Assure la communication et l'interface entre la direction et son réseau d'interlocuteurs (autres directions ou services, clients, fournisseurs, etc.). * Conçoit, rédige, classe les courriers, rapports, notes, procédures, comptes-rendus, etc. du service financier. * Prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations (téléphoniques, courrier/courriel) qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes. * Prend en charge le suivi financier des engagements contractuels (clients et fournisseurs). * Prépare les règlements fournisseurs en respectant les dates d'échéances. * Assure le suivi des facturations clients et les relances. * Assure le suivi mensuel de la « saisie des temps » des collaborateurs. * Collabore avec le prestataire CIR en recueillant et en transmettant l'ensemble des documents demandés (description de projets, factures, saisie des temps) pour l'établissement du Crédit Impôt Recherche. 2/ Gestion administrative et comptable * Transmets les documents (factures clients/fournisseurs, notes de frais, contrats/conventions, .) à l'Expert-comptable via le logiciel collaboratif Pennylane * Sélectionne le compte comptable pour chaque facture, réconcilie les transactions et les factures, ventile les comptes analytiques à chaque facture et transaction. * Suit et met à jour le prévisionnel de trésorerie. * Participe à l'évaluation des stocks et suit les immobilisations (facturation des redevances brevets, mise au rebut des immobilisations abandonnées, immobilisation des stocks en-cours, reversement des redevances aux copropriétaires). * Assure le contrôle analytique et budgétaire. * Participe aux clôtures semestrielles ou annuelles. 3/ Gestion administrative des systèmes d'information * Assure la commande des matériels informatiques pour les collaborateurs, la remise et restitution de ces matériels. Profil recherché De formation supérieure, de type Bac+2/3, assistant(e) de gestion PME/PMI, assistant(e) manager ou équivalent, vous justifiez d'une expérience confirmée d'au moins 3 ans dans un poste similaire. Vous avez un goût prononcé pour les chiffres et les saisies de données dans des systèmes informatiques performants. Vous savez monter rapidement en compétences sur des outils modernes tels que le logiciel de comptabilité Pennylane ou l'ERP Odoo. Vous êtes un(e) professionnel(le) doté(e) d'un esprit d'équipe et d'un réel sens du service. En véritable fonction support, vous est organisé(e), rigoureux(s)e et force de proposition dans la gestion quotidienne de votre activité. Votre capacité d'écoute et d'analyse, votre réactivité sont les meilleurs atouts pour réussir dans ce poste. Une très grande discrétion est indispensable. Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 2 000,00€ à 2 300,00€ par mois Avantages : * Prise en charge du transport quotidien * RTT Horaires : * Du lundi au vendredi * Période de travail de 8 Heures * Travail en journée Lieu du poste : Télétravail hybride (63170 Aubière)