RESPONSABILITÉS : POSITIONNEMENT Rattaché à Télécom Saint-Etienne, sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif. MISSIONS & ACTIVITES Accueil de premier niveau : - Donner accès aux locaux (interphone) aux visiteurs - Donner accès au parking selon les règles en vigueur - Donner accès aux salles quand nécessaire, et signaler à la responsable logistique les accès inopérants. - Gérer le courrier départ / arrivée, et gestion des boites aux lettres - Réceptionner les livraisons selon les consignes des services - Réception la reprographie et informer les enseignants concernés - Renseigner et orienter les visiteurs - Assurer l'accueil téléphonique : information, suivi du journal d'appel, veille sur la mise à jour des messages - Gérer les boîtes mails contact@telecom et accueil@telecom - Mettre à disposition des enseignants le petit matériel - Gérer l'affichage dans les locaux communs - S'assurer du rangement et de la propreté de l'atrium Relais des autres services : - Logistique : transmettre toutes les informations utiles à la responsable logistique concernant les dysfonctionnements ou difficultés rencontrées par les usagers - Scolarité : préparation des copies d'examen, transmission de documents entre scolarité et étudiants, préparer et éditer les formulaires de sorties pédagogiques, réserver des salles de travail pour les étudiants qui le demandent. - Tout autre service (liste non exhaustive) : mettre sous pli les envois en nombre, participer à la mise ne place pour les évènements internes et accueillis, préparer les kits d'accueil - Plus généralement, assurer les tâches transmises par les responsables de services, selon les besoins et compétences requises. PROFIL RECHERCHÉ : CONNAISSANCES/COMPETENCES REQUISES - Maîtriser les règles relatives à l'accueil - Savoir s'adapter aux situations inattendues, anticiper - Savoir rechercher l'information, la hiérarchiser et la classer - Savoir organiser ses activités et gérer son temps - Ponctualité, discrétion, disponibilité et discernement - Dynamisme et réactivité