POSTE : Assistant Travaux Marchés Privés - Marchés Publics Secteur BTP H/F DESCRIPTION : Vos missions : - Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques Assister le Responsable et les conducteurs de travaux : (6 conducteurs de travaux) - Accueil téléphonique du Service Réalisation - Gestion du temps (agendas, échéanciers, programmes) - Organisation de réunions, déplacements, rendez-vous - Création de supports (courrier, présentation power point) - Gestion courante du fonctionnement des services (fournitures) - Rédaction de notes et de comptes rendus Assister les équipes Travaux : - En établissant les contrats et avenants clients et sous-traitants - En assurant le suivi administratif des contrats de sous-traitance : obtention des pièces administratives et des demandes d'agrément, suivi de la signature des marchés sous-traitants, - En diffusant les documents techniques (PPSPS, documents d'accueil aux personnes concernées..) - En réalisant l'établissement, suivi et envoi de documents techniques : courriers MOE, MOA, contrats de sous-traitance - Etablissement des DICT (Déclaration d'Intention de Commencement de Travaux), des ouvertures de chantier - Création et mise à jour des fiches références de l'entreprise - En assurant le suivi administratif des marchés clients, ainsi que des contrats et pièces administratives des sous-traitants (URSSAF, assurance..) - En établissant les cautions - En réalisant les démarches d'ouverture de chantier sur demande du conducteur de travaux - En réalisant le suivi des facturations sous-traitants et client - En assistant les conducteurs de travaux pour la rédaction du PAQE (Plan Assurance Qualité & Environnemental) - En établissant les devis des Travaux Supplémentaires à destination du client. Gérer le reporting et la base documentaire : - Renseigner le tableau de suivi des affaires - Suivre et archiver les documents administratifs (attestations légales..) et les dossiers travaux/études Missions complémentaires : - En participant au suivi de la démarche Qualité Prévention Environnement (aide à la mise en place des documents : mise en forme, compilation, envoi au client des fiches d'évaluation, suivi des démarches et relances du service DAO et conducteurs du travaux..) - En étant le relai du Service Réalisation auprès du Service Juridique de la Direction Déléguée (Transmission pour validation des courriers ou éléments contractuels) - En pouvant être amené(e) à réaliser la gestion des véhicules En pouvant être amené(e) à gérer les commandes d'EPI, à gérer le serveur, à gérer l'ouverture du courrier Relations : Internes : Service Ingénierie / Service Commercial / DAF / DRTO / Services juridique/assurances (Direction Déléguée) Externes : Maitres d'ouvrages - Maitres d'oeuvre / Clients - Architectes - Bureaux d'études - Sous-traitants / Institutions (DIRECTTE) PROFIL : Profil : Formation Bac +2 Expérience 3 à 5 ans Savoir / Savoir-faire : - Maitrise des outils bureautiques - En capacité à gérer plusieurs dossiers de front - Connaissances contractuelles liées à la construction : marchés, appels d'offres. Salaire : 38-40k € sur 13,3 mois base 35h ou 37h30 avec 11j RTT Tickets restaurant : 11€ (part patronale 6,60€ part salariale 4,40€) Mutuelle / accord d'intéressement / plan d'Epargne salariale CASTOR et plan d'Epargne retraite ARCHIMEDE