Vos missions principales Votre rôle consiste à assurer la relation et la communication entre l'Administration, les médecins des HPNCL, l'Université, les internes et les étudiants, tout en prenant en charge la logistique des staffs et le secrétariat de l'endoscopie digestive. Secrétariat de la CME (Commission Médicale d'Établissement) : - Gérer le secrétariat de la CME (trimestrielle) et de son bureau (bimensuelle) : élaboration des ordres du jour, envois des convocations, prises de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus, validation, classement, archivage et gestion du courrier. - Tenir l'agenda du Président et du Vice-Président de la CME. - Assurer le secrétariat des sous-commissions : COPS et Commission de recherche (ordres du jour, convocations, comptes-rendusSecrétariat Universitaire et Organisation d'Événements : - Gérer les agendas du Professeur Giovannini Chami Lisa et du Dr Tran Antoine. - Organiser la logistique des soirées et journées médicales (locales, nationales et internationales) : réservations de salles (staff et amphithéâtre), inscriptions, mise à jour des émargements, collaboration avec la cellule DPC, diffusion des programmes, accueil et coordination générale. - Organiser les déplacements pour les congrès et/ou formations des médecins du CHU et concevoir des supports PowerPoint d'exposés. - Planifier et organiser les différents staffs. - Assurer la gestion administrative des Diplômes InterUniversitaires (Perfectionnement en anesthésie pédiatrique, Accueil aux urgences pédiatriques, Pneumologie/allergologie) : inscriptions, envois des cours, organisation des examens finaux, envois des notes et procès-verbaux (PV). - Assurer le secrétariat de la coordination interrégionale du DES de Pédiatrie (organisation des commissions interrégionales biannuellesGestion des Internes, Étudiants et Stagiaires : - Étudiants & Stagiaires d'observation : Recenser les coordonnées, recueillir et saisir les évaluations de stage sur le logiciel Diosel. Prendre en charge la gestion administrative de l'organisation des stages d'observation. - Internes en médecine : Recueillir leurs coordonnées tous les 6 mois, tenir à jour le tableau Excel de répartition, élaborer le tableau des cours des DES de Pédiatrie sur 3 ans (phases socle et consolidation) et transmettre le planning aux internes. Organiser les auditions bimestrielles. - Dossiers administratifs : Monter les dossiers pour les campagnes d'agréments administratifs et pédagogiques des DES, élaborer les demandes de postes d'internes, de Docteurs Juniors et de postes CCA / AssistantsSecrétariat Endoscopie Digestive : - Saisir et envoyer les tableaux de gardes d'endoscopie digestive. Profil recherché - Prérequis & Compétences : o Parfaite maîtrise des outils et supports informatiques (Excel, PowerPoint, logiciels internes, gestion des réunions Zoom). o Excellente connaissance de l'institution hospitalière, de son fonctionnement et de ses partenaires (Universito Maîtrise des techniques de secrétariat de direction (prise de notes rapide, rédaction parfaite de comptes-rendus, tenue d'agendas complexesQualités attendues : o Rigueur absolue, grand sens de l'organisation et gestion fine des priorités. o Excellentes capacités relationnelles, esprit d'équipe et discrétion. o Dynamisme, adaptabilité et grande disponibilité.