POSTE : Assistant de Direction Batiment H/F DESCRIPTION : MISSIONS PRINCIPALES Accueil - Accueillir physiquement les visiteurs et gérer le cahier de visites. - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du cahier d'appels, filtrer, transmettre et notifier les messages aux interlocuteurs concernés. Gestion du courrier - Réception et enregistrement du courrier, apposition du tampon daté et tri pour transmission au directeur. - Affranchissement quotidien du courrier. - Rédiger, dactylographier et envoyer des courriers sur demande. - Répondre et archiver les courriers liés aux demandes d'embauche et de stage. - Suivi des courriers avec accusé de réception (AR). Gestion des factures - Tenir à jour le tableau des factures fournisseurs et transmettre celles-ci aux services concernés. - Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande émis. - Classer physiquement les factures une fois traitées. Archivage - Organiser et superviser l'archivage des documents auprès du prestataire externe (IRON MOUNTAIN). Activités commerciales - Rédiger et mettre en forme les appels d'offre pour les travaux et l'exploitation. - Établir un planning pour la gestion des appels d'offres et assurer une veille commerciale. - Participer à la préparation des dossiers de candidature pour les offres commerciales et transmettre au directeur pour validation. - Maintenir à jour le tableau de suivi commercial et les documents administratifs nécessaires à l'agence (extraits KBIS, URSSAF, QUALIBAT, etc.). - Créer et mettre à jour les documents commerciaux de l'agence (références chantiers, etc.). Divers - Gestion des commandes de fournitures de bureau et gestion du stock. - Suivi de la flotte de véhicules et du parc téléphonique de l'agence. - Mise à jour des listes téléphoniques et gestion du stock d'équipements de protection individuelle (EPI). - Gestion de l'affichage réglementaire au sein de l'agence (communication). PROFIL : COMPÉTENCES REQUISES Savoir-faire Respect des délais : - Capacité à respecter strictement les délais, notamment pour la soumission des appels d'offres et autres demandes urgentes. Organisation et gestion des priorités : - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, en particulier lors des périodes de forte activité commerciale. Connaissances commerciales et contractuelles : - Avoir des connaissances de base sur les processus commerciaux et contractuels, notamment dans la préparation des appels d'offres. Expression écrite : - Maîtrise de l'écriture professionnelle pour rédiger des courriers, des rapports et des comptes rendus précis. Maîtrise des outils informatiques : - Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office), de l'Internet et des logiciels spécifiques à l'entreprise (Devis, Comptabilité, DEAL, etc.). Savoir-être Sens des relations interpersonnelles : - Avoir un excellent relationnel et savoir interagir de manière professionnelle avec les clients, partenaires et collègues. Capacité d'accueil : - Faire preuve d'une attitude accueillante, particulièrement vis-à-vis des clients et visiteurs de l'agence. Discrétion et confidentialité : - Respecter une totale confidentialité concernant les informations sensibles (appels d'offres, contrats, données financières, etc.). Rigueur et organisation : - Être méthodique, rigoureux et capable de gérer les priorités dans un environnement dynamique. Réactivité et autonomie : - Être capable de s'adapter rapidement aux besoins changeants de l'agence et de travailler de manière autonome. Curiosité et collaboration : - Faire preuve d'une bonne curiosité et d'un esprit collaboratif, en particulier avec les chargés d'affaires et les différents services de l'agence. SAVOIR TECHNIQUES - Logiciels à maîtriser : - Devis / Comptabilité / TEC / Excel / Word / DEAL / MERCURE - Outils spécifiques de gestion de l'agence et de suivi des commandes FORMATION ET EXPÉRIENCE - Formation : Bac +2 minimum en gestion, administration, ou tout domaine pertinent. - Expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur des travaux ou dans une entreprise de taille similaire.