POSTE : Assistant - Gestionnaire Administratif H/F DESCRIPTION : Vous assistez le Responsable du service Exploitation - Maintenance et le Responsable du service Technique, en assurant principalement des tâches administratives et de secrétariat pour les deux services. Plus concrètement vos missions seront les suivantes : Assistance auprès du service Exploitation - Maintenance : - Participation aux réunions du service et effectuer les synthèses des réunions - Mise à jour des données administratives, des contrats et des prestataires - Rédaction des courriers - Rédaction des informations flash auprès des locataires - Contrôle et Suivi de la facturation prestataires et fournisseurs (factures bloquées, relance etc.) ; - Mise en place des Marchés d'exploitation comprenant la préparation, la diffusion, l'enregistrement et par la suite le suivi des avenants. Enregistrement dans la base de données LIGERIS - Lancement des enquêtes lors de travaux ou arrêts machines pour mettre en place les mesures palliatives ; - Collecte des données, consommation, suivi des charges locatives pour préparation des rapports d'analyse ; - Point et suivi des demandes entreprises et prestataires (suivi des clés, des badges, des accès) ; - Contrôle et suivi des agréments sous-traitants. Assistance auprès du service Technique : - Rédaction et mise en page des courriers. -Classement et suivi des diagnostics techniques (électricité, gaz, DPE, amiante), vérification hebdomadaire de la clôture des états des lieux - Réception, scan et classement des courriers entrants, création des réclamations. - Rédaction et suivi des marchés subséquents nécessaires au service technique (cuisine, cordiste). - Suivi des interventions techniques: relance mensuelle des bons de travaux auprès des entreprises pour facturation, suivi des bons de travaux et des réclamations, organisation des rendez-vous de réception. - Participation à la gestion des réclamations (ex : fuites, refoulements, désenfumage) et transmission auprès des Gestionnaires pour suivi. Vous serez amené.e à appeler les locataires - Rédaction et diffusion des affichages techniques (problèmes techniques, interventions). - Gestion des badges et des clés entreprises, la tenue du registre de remise et commande de reproduction de clés. PROFIL :