RESPONSABILITÉS : Secrétaire des pôles PADJ et PESE : ➢ Assurer les fonctions de secrétaire pédagogique pour les pôles PESE et PADJ : être au soutien des animateurs de pôle et des CDF pour organiser la venue des intervenants pour chaque séquence. * Enregistrement des actions des pôles: saisie des catalogues et process dans le logiciel Open Portal (OP); * Courriers aux intervenants; * Gestion des intervenants: ordres de mission, réservation titres de transport et réservations hôtelières; * Réservation des taxis des intervenants; * Suivi des dossiers en lien avec l'agence de voyage et le pole des frais de déplacement * Gestion de impression des devoirs * Participation au bilan du pôle * Gestion des stages PESE en binôme * Centralisation des commandes de cafés/ repas pour les intervenants des pôles gérés * Soutien logistique des animateurs de pôles sur des séquences spécifiques (certification PIX des auditeurs ;ateliers comptabilité ; journées d'accueil des greffiers stagiaires..) ; * Accueil physique des intervenants des poles avec les animateurs de pôles; * Préparation des dossiers/pochettes d'accueil des intervenants Préparation aux premières fonctions (PPF) * Suivi des formations de deux des 8 fonctions.; * Gestion de la venue des intervenants et saisie des différents process dans OP. 2. Secrétaire « placé(e) pour l'ensemble des pôles transversaux : ➢ Assurer la suppléance en cas d'absence ou de besoin sur le secrétariat des 3 pôles transversaux : Dimension internationale de la justice (DIJ) ; Humanités judiciaires (HJ) et Environnement judiciaire (PEJ) 3. Soutien de la cheffe de section pédagogie : ➢ Intervention en soutien de la cheffe de la section pédagogie pour: l'organisation logistique des activités collectives, des semaines d'échanges AIAKOS et centralisation de la gestion des repas pour l' ensemble des séquences des pôles transversaux • Participation à l'accueil des différentes promotions ainsi qu'aux évènements qui scandent la scolarité des différents publics d'apprenants: accueil, remise des ordinateurs portables et signatures des conventions de prêt; participation à l'organisation des prestations de serment. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : Réelle appétence pour les outils informatiques ✓ Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs ; ✓ Environnement professionnel du domaine d'activité ; Savoir-faire : ✓ Analyser une information, un document, une réglementation ; ✓ Anticiper ; ✓ Maîtriser les délais ; Savoir-être : ✓ Autonomie, tout en sachant rendre compte ; ✓ Excellent sens des relations humaines ; ✓ Avoir un véritable esprit d'équipe ; ✓ Grande réactivité.