Référence CSP: O057250/305000638 Au sein de la Direction Générale et sous l'autorité de la Directrice générale des services, vous assurerez les missions principales suivantes : Accueil et tenue du Secrétariat du Maire, du DGS et du 1er Adjoint au Maire. Apporter une aide permanente au chef de l'exécutif. Assurer un secrétariat de direction, rédiger des courriers de réponses en directions d'administrés, de partenaires, ... Organiser l'agenda du Maire et du DGS, veiller à la cohérence de ceux-ci et orienter l'information transverse en direction des services. 1- Réceptionner, traiter et diffuser l'information : ? Enregistrer le courrier départ/arrivé ? Diffuser les informations aux élus et aux services ? Envoyer les courriers produits par le Maire, les DGS, le 1er Adjoint et établir leurs correspondances 2- Garantir l'agenda du Maire et du DGS : ? Prendre les rendez-vous ? Préparer les dossiers si besoin est 3- Assurer le secrétariat du Maire et de ses adjoints : ? Consigner et répondre aux doléances des usagers avec le DGS ? Prendre les rendez-vous, tenir l'agenda commun ? Recherche et diffusion d'informations ? Préparation des notes de services, arrêtés (non techniques et ressources humaines) et des décisions du Maire ? Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ? Organiser les réunions : convocation, ordre du jour... ? Redistribuer les parapheurs signés ? Rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus avec le DGS ? Garantir la gestion de la base de données de contacts (protocole, journalistes, ...) 4- Interface avec le secrétariat général : ? Garantir les parapheurs, ? Accompagner les assemblées, instances et commissions 5- Assistance cabinet : ? Avant-projet discours, ? Préparer des dossiers pour l'exécutif 6- Conseil Municipal : ? Préparer le dossier préparatif au Conseil Municipal + envoi ? Préparer les délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus sommaires ? Dématérialiser les actes (suivi en Préfecture) ? Préparer les registres des délibérations du Conseil Municipal 7- Noces : ? Réception du formulaire ? Commande de fleurs - cadeaux (lampe + livre) - emballage 8- Suivi et Gestion des sinistres : - Réception des pièces des sinistres (photos, constats...) - Déclaration aux assurances - Suivi des sinistres, relances des assurances - Réception et distribution des cartes vertes des véhicules 9- Activités juridiques : - Rédaction des conventions, contrats et baux divers liés à l'activité de la commune - Instruction et gestion des marchés publics