POSTE : Assistant de Copropriétés H/F DESCRIPTION : Pour ce poste, vous embarquerez dans le réseau Square Habitat Aquitaine. Présent sur tous les métiers de l'intermédiation immobilière, Square Habitat Aquitaine intervient sur des missions variées pour répondre aux besoins de nos clients : transaction vente de neuf et d'ancien, administration de biens, conseils en gestion de patrimoine, courtage en crédit immobiliers. Pour les besoins de l'activité Syndic, Claire, Responsable des activités syndic, vous accueillera au sein de son équipe, liée par une ambition commune : agir chaque jour dans l'intérêt de nos clients. Une clientèle qui apprécie notre convivialité et nos échanges directs. Rattaché(e) à la Responsable des activités syndic, L'Assistant(e) de Copropriétés aura pour mission d'assurer une entrée en relation et un accueil de qualité tout en contribuant efficacement à la gestion au quotidien de son service et d'assurer l'assistanat des activités de gestion de copropriétés. PRINCIPALES ACTIVITES : - Garantit une entrée en relation et un accueil de qualité > Dispense un accueil de qualité (convivialité, professionnalisme) au client et fournisseur (téléphone, physique ou par messagerie) > Réceptionne les appels téléphoniques et assure la réponse de premier niveau > Réceptionne les messages et les transmet > Accueille les copropriétaires qui se présentent sans rendez-vous > Centralise les réclamations client et s'assure de leur suivi - Participe à la gestion de la copropriété afin de sécuriser et valoriser les biens du copropriétaire > Veille au respect du règlement de copropriété, assure le suivi du bon fonctionnement des équipements collectifs et de l'entretien des parties communes en appui du gestionnaire. > Peut organiser les réunions (AG, contrôles des comptes, conseils syndicaux, visites mensuelles,) - Planifie et gère les agendas - Réserve la salle - Informe le conseil syndical et les intervenants si nécessaire - Peut préparer les dossiers complets pour les rendez-vous > Peut préparer les assemblées Générales et les visites mensuelles - Convocation à l'AG - PV de l'AG - Suivi des visites mensuelles - Les contrats et carnets d'entretien > Rend compte et s'assure de l'exécution et du suivi des décisions prises lors des réunions > Anticipe les besoins des immeubles gérés, propose les interventions (si nécessaire en appui du gestionnaire), passe et suit les ordres de service auprès des prestataires (en appui des gestionnaires) > Effectue des revues hebdomadaires de portefeuilles avec son responsable hiérarchique > Assure la mise à jour du registre des mandats > Participe au suivi des contrôles internes - Participe au développement de l'agence et de son portefeuille > Sait présenter les savoir-faire de l'agence, orienter le client vers l'interlocuteur compétent et agir en apporteur d'affaires pour les autres métiers (Location, Transaction, Gestion) > Commercialise/vend les produits SQH inhérents à son activité - Entreprend la découverte client (membres du conseil syndical, copropriétaires) et développe la relation client > Etablit la relation client à travers un accueil de qualité et développe la connaissance et la qualification client/besoin > Cultive le contact avec le client pour connaître l'évolution de ses besoins - Développe les synergies avec le Crédit Agricole > Développe ses relations avec les interlocuteurs CA > Applique la politique synergie définie par la holding - Incarne et promeut les marques Square Habitat et Crédit Agricole auprès du client (membres du conseil syndical, copropriétaires) et de son réseau > Incarne les marques SQH et CA auprès du client et des tiers (membres du conseil syndical, copropriétaires, locataires, mairie, artisans, entreprises de travaux, assurances, tribunaux) - Applique les règles de la profession et de l'entreprise > Exerce son activité en respectant : - Le cadre réglementaire de la profession et les normes de son métier - Les principes déontologiques et les procédures en vigueur dans la société - Le cadre d'exercice de l'agence > Se tient régulièrement informé sur l'actualité règlementaire (notamment en prenant connaissance des documents et textes qui leur sont adressés) > Renseigne et utilise les outils de gestion - Rend compte de son activité > Réalise un reporting régulier à son manager