Description du poste : En tant qu'assistant(e) vous assurez La Gestion administrative des équipes : - Ordres de missions et notes de frais, - Suivi des demandes d'accès sur site OTAN et lien avec le bureau de sécurité de Massy - Demandes d'achat : création et suivi jusqu'à passage des commandes - Edition des plannings et reliquats de congés - Gestion des décomptes de jours de mission - Gestion des demandes informatiques et des demandes de travaux - Edition de l'état des imputations par équipe et relance des collaborateurs - Support à l'édition des notes de frais et délégation de validation - Gestion des entrées / sorties de collaborateurs (stages, apprentissages, .) L'Organisation logistique : - Prendre en charge de l'organisation logistique selon les besoins (salles, hôtels, taxis, restaurants...). - Garantir la logistique matérielle : équipements des salles, goodies, drapeaux,... - Assurer la communication associée le cas échéant : agenda, invitations, rappel,... - Diffuser les communications générales du département aux collaborateurs - Rédiger et faire suivre les notes de nomination La Gestion des agendas des chefs de service : - Planification des réunions périodiques : réunions de service, EAA, EDP, autres RDV ,... - Positionner les rendez-vous nécessaires et organiser les réunions selon les besoins Description du profil : De formation BAC+2, vous justifiez déjà d'une expérience d'assistante. Vous savez allier sens du service, réactivité et capacité à anticiper et à traiter les urgences. Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Concur, SAP, Workday, 4you, Hermes.) Vous appréciez le travail en équipe et vous vous adaptez rapidement aux nouveaux outils mis à votre disposition. Vous parlez l'anglais et aimez travailler dans un contexte international.