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1 Assistant d'Adjoint de Secteur (H/F) Réf. 4986 80 - AMIENS
Offre n° 3312428
1 Assistant d'Adjoint de Secteur (H/F) Réf. 4986
80 - AMIENS - Localiser avec Mappy
Publié le 03 septembre 2024
La Direction Générale des Services recherche 1 Assistant dAdjoint de Secteur (H/F) Sur le grade de Rédacteur (Réf. 4986) MISSIONS Au sein de la Direction Assistance aux Elus Ville dAmienset pour le Secteur Ouest de la Ville dAmiens : Vousassurez un rôle daccueil du public, de secrétariat dans le cadre des permanences pour la mairie de proximité. Vous assistez au quotidien un Elus ou Elu délégué, voire plusieurs dans lorganisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégations et mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et dassistance administrative et êtes le point dentrée de lElu pour les services, les administrés et les partenaires. Vous organisez les activités du Directeur de Proximité en binôme avec lAssistant de Direction. A ce titre, vos missions sont les suivantes: Accueil téléphonique et physique : Vous assurez laccueil des usagers, comités de quartiers et associations. Vous renseignez les publics et les orientez vers les services et interlocuteurs compétents au besoin. Vous transmettez les doléances au Directeur de Proximité et aux différents responsables des équipes du secteur. Gestion des permanences des élus: Vous accueilliez les administrés dans le cadre des permanences des élus assurées dans la mairie de proximité. Vous prenez les rendez-vous pour les élus en fonction des priorités et des agendas. Vous rédigez les courriers à la signature des élus en direction des services et bailleurs sociaux. Gestion administrative : Vous appuyez le Pôle Accueil pour certaines tâches et gérez les demandes de réservation des salles et le matériel nécessaire. Vous établissez les courriers de confirmation à la signature de lélu ou du Directeur de Proximité. Vous éditez les factures et transmettez à la Cellule Administrative et Financière du secteur pour lémission dun titre de recettes et traitez les réclamations et les demandes de réductions de mandats. Vous saisissez les rapports pour les demandes RSA. Gestion de lagenda: Vous organisez lagenda, prenez des rendez-vous, conviez les personnes à associer et assurez le suivi des invitations. Vous répondez aux sollicitations des cabinets pour les demandes de représentations du Maire ou Président. Vous préparez les dossiers pour les réunions programmées et rappelez les informations importantes et leur degré durgence. Organisation, planification et participation à des réunions: Vous rédigez les ordres du jour avec les élus et services et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion. Vous vous assurez de la logistique (réservation de la salle et du matériel), participez à certains rendez-vous et réunions et suivez la mise en œuvre des décisions prises et des délais impartis. Par ailleurs, vous prenez des notes, mettez en forme tout type de courriers, et assurez lorganisation du classement et de larchivage des dossiers et courriers ainsi que la rédaction des comptes rendus de réunion. CONDITIONS DEXERCICE Pics dactivités / Disponibilité / Confidentialité / Intérim de lAssistant de Direction si absence PROFIL ATTENDU Vous êtes titulaire à minima dun BAC, de préférence dun BAC+2 (ex: type BTS SAM). Vous disposez de très bonnes techniques rédactionnelles et maîtrisez les outils informatiques. Vous avez lhabitude de rédiger des notes de synthèse et compte-rendu. Une bonne connaissance du fonctionnement dune collectivité territoriale ainsi que de ses procédures administratives sera appréciée. Justifier dexpériences sur poste similaire et/ou en dassistant(e) de direction est souhaité. Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités danalyse, vous avez dexcellentes qualités relationnelles (expression orale). A lécoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de lorganisation. Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle. La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82. Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en ra
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
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