RESPONSABILITÉS : Mission 1 : Organisation et tenue du secrétariat Activités : - Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises, des usagers et du personnel (prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, premier niveau de renseignements) - Assure le traitement et le suivi des courriels et des courriers. - Organise, actualise et centralise les dossiers du service. - Etablit les convocations pour les différentes réunions et commissions assurées par le service - Rédaction des arrêtés le cas échéant - Assure la préparation des actes règlementaires (arrêtés, décisions, délibérations, ...) en lien avec le chef de service et les techniciens concernés - Assure le suivi logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions et des conférences téléphoniques Mission 2 : Gestion administrative et budgétaire Activités : - Rédaction des bons de commande, traitement de factures. - Elaboration et suivi des pièces administratives pour l'exécution des marchés publics de la direction (ordres de services, actes de sous traitance, NOTI 6, PV de réception de travaux...) - Relecture des pièces administratives et financières des marchés publics de la direction. - Dispatche des factures. - Réalise le suivi budgétaire en lien avec le RAF et le chef de service et la tenue des tableaux de bord de suivi financier et des marchés publics. - Assure le classement et l'archivage des documents. - Rédige les notes de service, comptes rendus et documents divers. Mission 3 : Gestion et accueil du public Activités : - Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises usagers. - Prend en note l'ensemble des réclamations faites au service par le public et y répond dans la mesure du possible et/ou transmet aux différents techniciens, chefs de services. - Tenu du tableau « gestion des appels téléphoniques » - Centralisation, suivi et gestion du logiciel de gestion des courriers. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances/diplômes : - Secrétariat - Comptabilité publique - Connaissance parfaite des marchés publics - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) - Maîtrise des outils informatiques de diffusion (mailing, publipostage) - Maîtrise des outils Internet Compétences/qualités (savoir-faire) : - Excellentes compétences relationnelles - Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat administratif - Bonnes capacités rédactionnelles - Capacités à fonctionner de manière transversale - Capacités à s'organiser - Sens des responsabilités - Sens du service public et du travail d'équipe - Qualité rédactionnelle - Discrétion professionnelle