POSTE : Gestionnaire Administratif et Financier de Chantier H/F DESCRIPTION : Chez Bouygues Bâtiment Ile-de-France, nous sommes tous animés par la plus grande et la plus enthousiasmante des responsabilités : bâtir pour la vie. Nous réalisons bien plus que des ouvrages. Nous bâtissons pour créer des lieux, des liens et des opportunités. Nous améliorons ainsi le quotidien de millions de personnes en réalisant des ouvrages qui accueillent la vie dans toute sa diversité, au service de tous nos besoins : logement, santé, éducation, travail, tourisme, loisirs, services publics, etc. GESTION DES COMMANDES 1 - Réceptionner les commandes à la livraison - Vérifier la bonne imputation des commandes (e-otp correct) - S'assurer du retour des commandes de prestations signées (en interrogeant l'assistante) avant la réception - Contrôler les commandes initiales en début d'opération (Ricoh, Elis, nettoyage, béton) - Réceptionner les commandes à raison de 2 fois par mois minimum (milieu et fin de mois) : Via la RECBOX pour les commandes standards Via les BL ou tout autre suivi chantier pour les commandes ouvertes (préfa, etc.) - Réceptionner mensuellement les commandes récurrentes et anticiper l'ajustement des mois futurs (bennes, nettoyage, locations, etc.) - Réceptionner le béton via Scan Béton ou fichier de suivi Excel - Alerter en cas d'incohérence probante (montant dépassé, mois de réception, etc.) - Effectuer un 1er contrôle de cohérence des dépenses du mois, sur la base du bilan, en amont du CFI Projet (en phase préparatoire du bilan) 2- Traiter les CAP fournisseurs - Analyser les CAP > 500€ non-soldées au-delà de 3 mois à compter de la réception - Transmettre l'analyse à l'équipe Travaux / CFI Projet pour action 3 - Contrôler systématiquement, lors d'un point spécifique en fin d'opération avec l'équipe travaux, les éléments suivants : - L'engagé - Les CAP fournisseurs - Les DAV non soldées - Les factures d'avances non reçues - Récupérer les cautions de dépôts de garantie - Récupérer les courriers de résiliation des contrats récurrents (concessionnaires, ELIS, etc.) 4 - Collaborer avec les équipes Travaux et les CFI - Accompagner et former les Travaux dans la validation et la consultation des commandes et factures sous SAP - Sensibiliser les Travaux à la loi LME et au respect des délais de règlement - Répondre aux sollicitations des CFI Projets en matière d'engagement - Etablir une relation de confiance et de complémentarité avec le CFI Projet - Exercer son devoir d'alerte GESTION DES FACTURES 1 - Traiter les factures en écart - Analyser les écarts significatifs (cohérence des quantités, PU, mois, ràd, etc.) - Respecter la procédure d'utilisation du CIANP pour les écarts annexes - Rédiger succinctement l'origine de l'écart à destination des valideurs à travers la notice - Récupérer le tableau DEB complété (Déclaration d'Echange de Biens) pour les fournisseurs étrangers - Rapprocher les factures intérimaires avec BIP et PUMA - Rapprocher les factures béton et aciers en respectant les quantités et en vérifiant les PU - Etablir les DAV Fournisseurs - Assurer un suivi des DAV en cours jusqu'à extinction 2 - Gérer les Demandes de Paiement Immédiat (DPI) - Etablir les demandes d'acomptes fournisseurs dans Eparaph (DPI) - Analyser les acomptes versés (FBL3N) - Relancer les demandeurs des DPI pour récupérer les factures non reçues (avances, dépôts et cautionnements) 3 - Être l'interlocuteur privilégié des fournisseurs - Communiquer sur les différents modes de transmission des factures (en privilégiant la dématérialisation) - Prendre contact avec le fournisseur en cas de facture incomplète 4 - Être garant de la loi LME - Traiter quotidiennement les factures dans l'ordre de priorité suivant : o Les factures échues - Les factures à échéance à 7 jours - Les factures à échéance au-delà de 7 jours - Hors factures échues ou à échéance courte, traiter les factures sous 10 jours à réception de celles-ci dans le cockpit Profil recherché de formation comptabilité/gestion de niveau Bac Pro à Bac +2, vous avez déjà une ou plusieurs expériences professionnelles sur des postes en comptabilité et/ou gestion. Agences de rattachement possible : Guyancourt (78) Ivry sur Seine (94) ou Lieusaint (77) Déplacements sur chantiers à prévoir : sur toute l'IDF (77, 78, 91, 94, 92) 2 à 3 fois par semaine CHEZ BOUYGUES CONSTRUCTION, NOUS NOUS ENGAGEONS A CE QUE VOUS : - Viviez l'état d'esprit qui caractérise notre entreprise et qui est notamment porté par nos compagnons du Minorange : - L'esprit pionnier - La simplicité -