Référence CSP: O069250/901000429 Position hiérarchique Sous la responsabilité hiérarchique directe de Emmanuelle BELLOTTO Directrice Générale des Services Relations de travail - En relation avec les autres services municipaux, les partenaires institutionnels et les élus - En relation directe avec les usagers - En collaboration étroite avec la directrice générale des services - En collaboration et en soutien auprès de ses collègues du service affaires générales Missions et activités Mission 1 : ACCUEIL - SECRETARIAT AFFAIRES GENERALES - Accueil physique et téléphonique du public - Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants - Correspondance administrative, rédaction de courriers et d'arrêtés (pour les événements associatifs notamment) - Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne - Commande de fourniture - Classement et archivage de dossiers - Apporte sa participation à tous les projets mis en ½uvre au sein du service - Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l'équipe affaires générales Mission 2 : COMMUNICATION - Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal - Rédaction d'articles et de support de communication en lien avec l'élu(e) référent(e) - Création de support de communication - Suivi et mise en ½uvre des décisions de la commission communication Mission 3 : ASSOCIATIONS - EVENEMENTIEL - Collaboration avec l'élu(e) concerné(e) - Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, ...) - Suivi et mise en ½uvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions) - Relations avec les partenaires institutionnels concernés - Organisation logistique d'événements communaux (dont protocole) - Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l'élu(e) référent(e) Mission 4 : INSTANCES MUNICIPALES - Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, ...) - Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée) - Préparation des procès-verbaux des CAO - Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l'affichage sur le site internet - Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, ...) - Suivi régulier de l'enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur