Référence CSP: 2025-2063855 Secrétariat de direction : - Assurer un accueil physique et téléphonique : savoir recueillir les demandes - Gestion des agendas - Organisation de réunions et de rendez-vous - Gérer les réservations de salles - Rédaction de courriers, compte-rendus. et assister aux réunions concernées - Gérer les demandes d'interventions et signalements d'incidents via l'application dédiée, en assurer le suivi - Soutien administratif à la direction de l'UFR - Organiser des déplacements - Superviser et gérer la messagerie électronique de la direction de l'UFR Vie institutionnelle : - Accompagner l'organisation des instances de l'UFR en collaboration avec la direction et le bureau général et finances (bureaux, conseils et commissions) - Mise à jour et suivi du calendrier de direction des départements, aide à la préparation des élections de départements - Participation à l'organisation des élections relatives au Conseil d'UFR ou direction d'UFR - Suivi des conseils de perfectionnement, en lien avec les bureaux licences et masters - Suivi et mise à jour des affectations des bureaux enseignants - Contribuer à la rédaction de documents, présentation dans le cadre d'appels à projets ou autres - Conception et suivi de tableaux de bord Communication - évènementiel - vie de l'UFR : - Coordonner l'organisation matérielle et logistique d'évènements institutionnels et de convivialité (à l'échelle de l'UFR et des départements) - Appui aux projets de l'UFR Activités associées : - Appui administratif aux autres bureaux de la composante selon les nécessités de service - Suivi des documents administratifs (mise à la signature, photocopies, transmission, archivage) - Participation à la logistique événementielle en cas de besoin - Participation aux appels d'examens