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ASSISTANT DE DIRECTION A LA DIRECTION DE L'AUTONOMIE F/H - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'YONNE (H/F) 89 - Yonne
Offre n° 3416234
ASSISTANT DE DIRECTION A LA DIRECTION DE L'AUTONOMIE F/H - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'YONNE (H/F)
89 - Yonne
Publié le 04 septembre 2024
Référence CSP: O089240/830000778 Sous l'autorité du directeur, l'assistant de direction assure la gestion administrative et lui apporte son soutien en matière d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de saisie, de rédaction de courriers ou notes, de classement et de suivi des dossiers. Il coordonne l'organisation des différentes réunions et instances relevant du directeur et en assure la préparation administrative et technique, le secrétariat et le suivi. Il peut également être amené à gérer directement des dossiers et projets spécifiques, confiés par le directeur. Il travaille en collaboration étroite avec les assistants de la Direction Générale des Services, de la Direction Générale Adjointe aux Solidarités et des différentes directions et services du PSD. -Organisation de la vie professionnelle du Directeur * Organiser l'agenda et gérer les prises de rendez-vous * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages * Organiser les déplacements -Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique * Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents * Constituer et préparer les dossiers afférents aux projets, réunions et instances sur lesquels le directeur est appelé à intervenir * Organiser le classement et l'archivage des dossiers -Accueil téléphonique et physique au secrétariat * Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques -Organisation et planification des instances et réunions * Coordonner l'organisation des réunions et instances pilotées par le directeur * Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur, préparer les dossiers thématiques afférents * Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de décisions * Suivre, sur demande du directeur, l'effectivité des suites données, en lien avec les adjoints et chefs de service -Suivi des projets et activités de la direction * Assurer la gestion et le suivi du courrier et des mails * Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Créer, suivre et/ou renseigner des tableaux de bord ou de suivi des activités * Organiser la transmission, le suivi et le retour, sous couvert du Directeur et de son adjoint, des demandes du Cabinet du Président du Conseil Départemental et de la DGS (notes, dossiers thématiques, agenda etc) -Coordination et suivi des congés des cadres de la Direction
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Conseils départementaux
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