RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ACTIVITÉS Collaborer avec les médecins coordonnateurs dans les tâches administratives : - Traitement du courrier et diffusion - Traitement des documents de demande de parcours (vérification de la complétude du dossier, et des critères d'éligibilité) - Renseignement du système d'information du dossier de l'usager pour ce qui concerne les éléments administratifs - Réception des factures des professionnels libéraux, et transmission à la CPAM - Prises de rdv - Logistique de certaines tâches (organisation réunions, réservations de salle ou de véhicules, commandes de fournitures administratives, livraison...) - Recueil de l'activité, élaboration des statistiques et questionnaires de satisfaction (dont rapport harmonisé, déclaration CPAM) - Traitement des courriels Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique des personnes (usagers, familles, fournisseurs...) en : - Orientant la personne vers le bon interlocuteur (physique ou téléphonique), - Prenant note du message et transmettant les informations recueillies aux personnes concernées, - Utilisant l'outil de communication le mieux adapté pour transmettre l'information, - Faisant preuve de bonnes capacités relationnelles. Participer au dispositif institutionnel en : - Contribuant à l'élaboration et au suivi des outils de pilotage, - Travaillant pour l'harmonisation du fonctionnement des deux Pôles de la PCO, - Connaissant et utilisant les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001 charte HUS (place dans le pôle) PROFIL RECHERCHÉ : QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES - Collaborer, échanger avec des parties prenantes internes et/ou externes - Traiter des données chiffrées, des informations diverses et des dossiers administratifs - Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation - Savoir prioriser, maîtriser les délais - Faire preuve de discrétion - Avoir un esprit d'initiative et d'équipe DOMAINE de CONNAISSANCES Cadre réglementaire (lois 2002, 2005) et institutionnel (projet d'établissement), Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de l'HAS - Technique d'écoute, de communication et relation à la personne - Maîtrise de l'outil informatique - Démarche qualité - Règles d'hygiène et de sécurité DIPLÔMES - EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE et AUTRES PRÉREQUIS Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique,...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle à diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT,...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion, comptabilité. MODELE JOURNALIER A définir avec l'encadrement - poste à 50 %