POSTE : Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : VOTRE MISSION KARUKER'Ô Eaux de Guadeloupe (PME de 30 collaborateurs) est une société locale ancrée sur le territoire guadeloupéen. Elle exerce des missions de service public dans les domaines de la distribution d'eau et de l'assainissement en partenariat avec les collectivités locales. Entreprise de service et de proximité, elle place ses clients au coeur de ses préoccupations et inscrit ses actions et projets dans une perspective de développement. Elle intervient sur tout le territoire de la Guadeloupe via la gestion déléguée de services d'eau, d'assainissement et d'irrigation pour près de 8 000 clients. Pour son agence de Guadeloupe basée à Le Moule (971), Karuker'Ô recherche un(e) : Assistant(e) de Direction (H/F) Type de poste : CDI Profil : TSM Sous la responsabilité du Directeur de filiale Missions attachées au poste : 1. Gestion logistique, approvisionnement et fournisseurs Approvisionnement - Recense les besoins en matériel et vêtements de travail auprès des encadrants - Gère les commandes des vêtements et matériels - Gère les stocks de biens courants (bouteilles d'eau, fournitures de bureau) - Organise le fret / transit, demande les cotations, gère les dédouanements, optimise les flux Logistique - Gère le parc de badges d'accès (commande, paramétrage, suppressions) - Gère la surveillance des bâtiments (prestataire alarme, codes d'accès) - Gère les loyers et l'entretien courant des bâtiments administratifs - Pilote les travaux exceptionnels sur les bâtiments administratifs - Gère la logistique hébergement et/ou déplacements des missions d'expertise, formations et/ou assistances techniques des collaborateurs - Gère les éventuels litiges liés à des prestations de logistique Relations fournisseurs - Regroupe les pièces administratives et crée les fournisseurs - Vérifie et affecte les factures pour approbation par les encadrants - Passe les commandes sur les besoins standards disponibles au catalogue - Assure le suivi et les relances - Gère les éventuels litiges avec les fournisseurs 2. Gestion du Parc Auto - Gère le plan de renouvellement des véhicules (devis, commandes, livraisons, logotage, assurance, restitution aux loueurs) et des locations ponctuelles - Définit et optimise la procédure de commande - Informe régulièrement les conducteurs des procédures et consignes d'entretien - Gère les locations ponctuelles (pour des missions, pannes) - Gère les commandes de cartes essence et les jetons lavage, réalise le reporting des consommations - Administre et réalise le reporting de la géolocalisation - Suit le respect des délais des contrôles techniques, assiste les agents dans la prise de RDV - Gère les réparations des véhicules et les sinistres (déclarations, expertise, relations assurance) - Assure le suivi des contraventions, réalise les désignations, en informe les conducteurs - Gère les éventuelles ventes de véhicules en propriété 3. Assistanat de Direction et Communication Locale - Rédige les différentes notes de service, organigramme, supports divers, gère l'affichage en agence - Rédige les comptes-rendus de réunion - Prend en charge la mise en page des rapports contractuels, notamment les Rapports Annuels, en collaboration avec la Direction Technique - Contribue à la production des agendas de Karuker'Ô en relation avec la responsable communication - Organise les événements internes (rassemblements du personnel, voeux) - Administre les espaces documentaires type SharePoint (attribution des accès, classification des documents) 4. Support à la gestion des Ressources Humaines En lien avec la responsable Ressources Humaines, - Déclenche la procédure Nouveaux Arrivants - Récupère les infos Nouveaux arrivants (dotations de matériel, historique formations) - Planifie les visites médicales annuelles et ponctuelles (reprise) - Gère la déclaration annuelle et le suivi des entrées / sorties pour le volet financier (forfait annuel salarié) - Collecte les pointages (heures et absences) et les met à validation des encadrants - Diffuse les plannings d'astreinte, paramètre le serveur topkapi et le serveur vocal en fonction Formation : - Chiffre le plan de formation et en renseigne l'avancement - Planifie les formations avec les prestataires internes ou externes - Envoie les convocations aux participants - Organise la logistique (lieu, modalités pratiques) - Enregistre les attestations de formation - Traite les factures des prestataires - Met à jour la base Acciline+ et produit les passeports actualisés - Transmet les passeports à l'encadrement pour signature ~