Les missions sont les suivantes : Assister dans la gestion et l' organisation administrative (suivi de chantier, suivi d' activité, gestion de planning, préparation de réunions... ) Saisir les tableaux de bord facilitant le contrôle et le reporting en cohérence avec les objectifs de la structure Centraliser les contrats liés à l' activité administrative établis par l' entreprise et intervenir en cas de litiges Assurer une veille réglementaire (réglementation sociale, fiscale et juridique) Saisir les documents de suivi de gestion interne, préparer les remises de chèques et le suivi des règlements clients Saisir les indicateurs de suivi des chantiers afin d' élaborer des reportings à la direction Recevoir et orienter les appels fournisseurs, clients, orienter aux collaborateurs concernés Gestion des fournitures (bureau), des sous-traitants (suivi administratif, contrats) Gestion ressources humaines (préparation salaires, demandes CP; notes de frais) Organiser et communiquer les pièces comptables au comptable (factures, factures fournisseurs, éléments de paies... ) Accueillir et traiter les demandes des prospects et clients Assurer les relances de règlements en retard Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l' exécution du chantier Diffuser les documents contractuels et administratifs (PPSPS, DC1, DC2... ) Assurer l' organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs Suivre le budget du chantier en collaboration avec les équipes opérationnelles (suivi de l' avancement, préparation des factures intermédiaires fonction de l' avancement... ) Suivi des dossiers chantiers et veiller à la complétude des dossiers à tous les stades d' avancement (déclarations et autorisations nécessaires... ) Préparer les déclarations et autorisations (police d' assurances particulières) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier Rédiger les contrats de sous-traitance conformément aux propositions d' intervention définies par la direction Créer les dossiers clients suivant le format interne et veiller à la complétude des dossiers (dossier Ananh, CEE, déclaration de travaux... ) Participer à des salons, forums, communications, etc.